Tất cả chúng ta đều muốn có khả năng quản lý các hoạt động của mình, kiểm soát công việc hàng ngày và đạt được cảm giác tự chủ về thời gian. Tuy nhiên chúng ta thường phải đối mặt với nhiều vấn đề như công việc đột xuất và các nhiệm vụ chồng chất không ngờ tới khiến chúng ta bị quá tải. Vậy làm cách nào để tối ưu hóa thời gian làm được hết mọi việc?
Tất cả chúng ta đều có xu hướng tự nhiên là trở nên vô tổ chức và hỗn loạn khi xử lý công việc của mình. Do đó chúng ta cần một giải pháp để sử dụng thời gian một cách hợp lý, làm việc hiệu quả và tăng khả năng tập trung của bản thân.
Có một cách quan trọng để bắt đầu ngày làm việc của bạn hiệu quả hơn, đó là áp dụng nguyên tắc tối ưu hóa thời gian. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tối ưu hóa thời gian là gì và tại sao nó có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ đồng hồ mỗi ngày. Cuối cùng bạn sẽ nắm được bí quyết để thực hiện công việc hàng ngày một cách có kiểm soát.
Tối ưu hóa thời gian là gì?
Tối ưu hóa thời gian là một kỹ thuật đơn giản để quản lý thời gian nhằm nâng cao năng suất làm việc của bạn, bằng cách sắp xếp ưu tiên các nhiệm vụ trong ngày, phân bổ lượng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ và loại bỏ hoàn toàn những thứ gây phân tâm trong khi hoàn thành công việc.
Vào năm 2018, Marc Zao-Sanders đã có một bài viết được đăng trên Harvard Business Review tóm tắt về những lợi ích quan trọng của phương pháp tối ưu hóa thời gian, bao gồm những điều sau đây:
- Giúp bạn xác định chính xác công việc trong ngày của mình
- Sắp xếp công việc rõ ràng giúp cho đồng nghiệp của bạn biết được những lúc bạn không có mặt
- Ghi lại những việc bạn đã làm và thời gian ước tính dành cho từng việc
- Bạn sẽ cảm thấy tự chủ hơn
Ngoài ra, tối ưu hóa thời gian cũng có thể giúp bạn đạt được trạng thái dư dả về thời gian, có nhiều thời gian để thư giãn hơn. Bạn sẽ có cảm giác thoải mái dễ chịu khi biết rằng sắp đến thời gian nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng.
3 bước để tối ưu hóa thời gian một cách hiệu quả
Dưới đây là những việc bạn cần làm để thực hành việc tối ưu hóa thời gian trong thói quen hàng ngày.
1. Liệt kê các nhiệm vụ của bạn
Bước đầu tiên để áp dụng nguyên tắc tối ưu hóa thời gian là liệt kê các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
2. Chọn nhiệm vụ quan trọng nhất và sắp xếp những việc còn lại
Sau khi đã viết ra các nhiệm vụ của mình trong một ngày, bước tiếp theo là chọn nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn và đưa nó lên đầu danh sách. Bạn sẽ thực hiện các nhiệm vụ này theo thứ tự lần lượt, vì vậy hãy sắp xếp từ mức độ ưu tiên cao nhất đến thấp nhất.
Chọn ra nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn chắc chắn phải hoàn thành. Trong bước tiếp theo, bạn sẽ phải tính toán phân bổ bao nhiêu thời gian cho nhiệm vụ này. Hãy quyết định nhiệm vụ nào phải hoàn thành hôm nay và nhiệm vụ nào có thể chờ đợi.
3. Phân bổ lượng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ của bạn
Bước cuối cùng để thiết lập kế hoạch làm việc tối ưu cho một ngày của bạn là ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ trong danh sách, hay nói chính xác hơn là bạn có thể làm việc đó trong thời gian bao lâu.
Tóm lại
Tối ưu hóa thời gian là phương pháp tốt nhất khi kết hợp với các kỹ thuật khác để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bạn cần có kỷ luật và thực hành thường xuyên để quen với phương pháp này và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Bằng cách sắp xếp thời gian, bạn có thể đặt ra giới hạn cho công việc của mình và dành nhiều thời gian hơn để giải trí mà không cảm thấy áy náy. Bạn đã sẵn sàng tối ưu hóa thời gian ngay hôm nay chưa?
Mời bạn xem thêm các bài liên quan:
- Làm sao để phá vỡ thói lười biếng của bản thân và có động lực làm việc hiệu quả?
- 7 tip giúp bạn đánh bại sự trì hoãn và làm việc một cách hiệu quả
Hãy theo dõi BlogAnChoi để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!
Các bạn có thể giúp mình trở nên tốt hơn bằng cách để lại ý kiến của bạn về bài viết ở phần bình luận.