Lập kế hoạch là phương pháp tuyệt vời giúp chúng ta làm việc hiệu quả. Lập kế hoạch là công cụ giúp chúng ta quản lý tốt thời gian cá nhân, tạo động lực và sắp xếp công việc hợp lí. Xây dựng kế hoạch chi tiết và logic là một trong những chìa khóa dẫn đến thành công của mỗi người. Vậy làm thế nào để có thể quản lí thời gian cá nhân một cách hiệu quả? Hãy cùng BlogAnChoi khám phá ngay 10 cách để lập kế hoạch hiệu quả nhé.
- 1. Lên lịch trình cho deadline, sự kiện và những buổi hẹn
- 2. Tạo danh sách việc cần làm mỗi ngày
- 3. Ưu tiên hàng đầu cho danh sách việc cần làm mỗi ngày
- 4. Sắp xếp công việc rõ ràng
- 5. Tập trung nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng
- 6. Lên kế hoạch công việc một cách rõ ràng và chuyên nghiệp
- 7. Viết mọi thứ ra
- 8. Lên kế hoạch ở một nơi cố định
- 9. Tuân thủ nguyên tắc giáo dục bản thân: Muốn làm việc năng suất phải chăm chỉ đọc sách
- Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity by David Allen
- The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen R. Covey
- The Miracle Morning by Hal Elrod
- The Power of Habit: Why We Do What We Do In Life and Business by Charles Duhig
- Smarter, Faster, Better: The Transformative Power of Real Productivity by Charles Duhigg
- Thinking, Fast and Slow by Daniel Kahneman
- Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time by Brian Tracy
- 10. Hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ trong một công việc lớn
1. Lên lịch trình cho deadline, sự kiện và những buổi hẹn
Những deadlines, sự kiện hay những buổi hẹn là phần không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta. Sự quen thuộc này khiến chúng ta ngó lơ và rồi quên mất chúng. Vì thế để không bỏ lỡ và lãng quên những công việc quan trọng, hãy tập thói quen lên lịch trình đều đặn hàng tuần, hàng tháng cho tất cả hạn chót công việc, sự kiện và các cuộc hẹn của bạn. Việc tận dụng các app như Google Calendar, Notion, Promotion Focus để lên kế hoạch cũng sẽ hỗ trợ các bạn rất nhiều đấy, vừa tiện lợi, vừa dễ dàng chỉnh sửa theo thời gian.
2. Tạo danh sách việc cần làm mỗi ngày
Hãy dành thời gian để lên danh sách việc cần làm mỗi ngày, nó không mất nhiều nhiều thời gian của chúng ta đâu nhưng lại giúp bản thân làm việc hiệu quả và năng suất hơn đấy. Thay vì dành cả tiếng đồng hồ để nghĩ xem hôm nay làm gì, làm trong bao lâu thì xong thì hãy viết to-do list đi, nó sẽ giảm đi bao nhiêu đắn đo và thời gian lãng phí không cần thiết. Có hai khung giờ phù hợp để lên danh sách to-do list là buổi tối trước khi đi ngủ và sau khi tỉnh giấc vào ngày mới. Việc lên danh sách càng chi tiết sẽ giúp cuộc sống của bạn trở nên khuôn phép và đạt hiệu suất cao. Việc đảm bảo hoàn thành tất cả nhiệm vụ trong ngày sẽ kích thích thêm cho năng năng suất làm việc và sức khỏe tinh tinh thần cũng được cải thiện nhiều hơn.
3. Ưu tiên hàng đầu cho danh sách việc cần làm mỗi ngày
Việc lên danh sách những công việc hàng ngày là chưa đủ cho việc lên kế hoạch hiệu quả. Phải hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện mới thực là kết quả của việc lên kế hoạch thành công. Tuy nhiên đôi lúc sẽ phát sinh thêm rất nhiều vấn đề gây sao nhãng ảnh hưởng đến việc phải hoàn thành những đầu mục công việc. Vì thế hãy thực hiện danh sách nhiệm vụ của bạn một bước nữa bằng cách ưu tiên chúng. Đây chỉ đơn giản là những con số nhỏ hoặc biểu tượng bạn viết bên cạnh nhiệm vụ hoặc làm nổi bật những người cần hoàn thành trước. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là phân loại từng nhiệm vụ thành bốn loại: quan trọng và khẩn cấp (làm bây giờ/rất sớm), không quan trọng nhưng khẩn cấp (ủy quyền hoặc làm thứ hai), quan trọng và không khẩn cấp (thứ ba), không quan trọng và không khẩn cấp (xóa hoặc làm thứ tư).
4. Sắp xếp công việc rõ ràng
Phân loại danh sách nhiệm vụ của bạn là một cách tuyệt vời để hiểu rõ hơn những gì bạn thực sự cần hoàn thành. Cá nhân mình làm việc tốt nhất bằng cách phân loại các nhiệm vụ theo đối tượng trong cuộc sống. Các danh mục hiện tại mà mình thường xuyên lên kế hoạch là: gia đình, công việc, phát triển bản thân, sức khỏe, kinh doanh, việc học hay những chuyến du lịch trải nghiệm, tự do tài chính. Việc sắp xếp công việc rõ ràng theo từng đối tượng theo kèm danh sách nhiệm vụ riêng biệt và thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát và điều phối cuộc sống của mình sao cho hợp lí và hiệu quả nhất.
5. Tập trung nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng
Nhìn vào một danh sách khổng lồ của to-do list thì sẽ rất thử thách và khó khăn nhỉ. Tuy nhiên, hãy thử một cách để khắc phục điều này là thêm các dấu mốc thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Hãy thực hiện bằng cách thêm một dấu chấm màu trước mỗi nhiệm vụ, với mỗi màu thể hiện bao nhiêu thời gian cho phép dành cho mỗi nhiệm vụ. Lúc đầu mọi người sẽ thấy khá tốn thời gian nhưng nếu đã làm quen thì nó rất hữu ích đối với những cá nhân bận rộn cần kiểm soát thời gian và vẫn nâng cao hiệu quất công việc
Bằng cách này, nếu mình biết chỉ có một giờ để hoàn thành công việc, bản thân có thể nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian cho phép và sẽ có thêm thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng khác. Mình sẽ gợi ý cho các bạn một số định lượng thời gian bạn có thể áp dụng để lên kế hoạch hiệu quả hơn.
6. Lên kế hoạch công việc một cách rõ ràng và chuyên nghiệp
Ngoài việc tạo danh sách việc cần làm mỗi ngày, hãy đảm bảo rằng chúng đủ cụ thể và vừa đủ để bạn có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian đã định. Ví dụ bạn muốn ‘Viết bài luận sinh học phân tử’, hãy xác định chủ đề của bài luận trước, tạo file những tài liệu liên quan và phác thảo khung sườn bài viết vào trong to-do list sau đó mới tiến hành hoàn thiện bài luận. Điều đó không chỉ giúp bạn có định hướng rõ ràng cho nhiệm vụ mà còn rút ngắn thời gian và gia tăng chất lượng công việc cần làm.
7. Viết mọi thứ ra
Bạn đã bao giờ đi ngủ sạu một ngày dài nhưng đầu bạn vẫn trăn trở về những gì bạn không hoàn thành? Hoặc, có lẽ bạn cứ quên hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng? Có một giải pháp đơn giản cho điều này: Viết nó xuống! Viết ra bất cứ điều gì và mọi thứ mà bạn nghĩ là cần làm sau đó mới sắp xếp chúng lại cho hợp lí.
Nhưng nếu bạn không có kế hoạch với bạn thì sao? Hãy thêm một danh sách trên phần ghi chú của điện thoại về các tác vụ xuất hiện trong suốt cả ngày và chỉ cần chuyển chúng vào danh sách nhiệm vụ của bạn khi bạn có thời gian rảnh. Việc bổ sung thường xuyên này sẽ khiến bạn đỡ bị ngợp và ít có thời gian chết trong ngày. Thêm vào đó, mình chắc chắn rằng bạn luôn mang theo điện thoại nên sẽ rất tiện cho việc bổ sung thêm việc cần hoàn thành ở bất kì thời điểm nào trong ngày.
8. Lên kế hoạch ở một nơi cố định
Ngoài việc viết tất cả mọi thứ xuống, hãy đảm bảo rằng mọi thứ bạn đang theo dõi hoặc lên kế hoạch nằm duy nhất ở một nơi cố định. Điều này không những giúp bạn không bị quên hay bị ngợp trong việc tìm kiếm nơi mình đã lên kế hoạch. Việc lên kế hoạch bằng sổ cũng rất tuyệt nhưng lại tốn thời gian hơn, vì thế mình khuyên bạn nên có cho mình một app lên kế hoạch thú vị bởi nó cho phép bạn bổ sung nhiệm vụ nếu cần hay có giao diện đẹp mắt. Vừa lên kế hoạch cho cuộc sống, vừa được giải trí thì còn gì tuyệt bằng. Các bạn hãy thử tham khảo một số ứng dụng giúp lên kế hoạch hiệu quả như: Trello, Evernote, Notion, Wonderlist.
9. Tuân thủ nguyên tắc giáo dục bản thân: Muốn làm việc năng suất phải chăm chỉ đọc sách
Một cách tuyệt vời để tăng năng suất của bạn là thường xuyên thay đổi và nâng cấp phương pháp lên kế hoạch của bạn và tìm hiểu các mẹo tiết kiệm thời gian mới. Mình đã thấy cách tốt nhất để làm điều này là đọc sách. Hãy thử thách bản thân mỗi tháng đọc được 1-2 cuốn sách liên quan chủ đề self-help và lên kế hoạch, các bạn sẽ thấy một số kết quả đáng kinh ngạc đấy. Dưới đây là một số đầu sách hay và thú vị về cách lên kế hoạch hiệu quả, vừa giúp bạn nâng cấp bản thân, vừa giúp bạn học tiếng Anh.
Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity by David Allen
Đây là một trong số sản phẩm bán chạy nhất về chủ đề lên kế hoạch và phát triển bản thân
The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen R. Covey
Trên thực tế, cuốn sách này kết hợp với Allen’s Getting Things Done thường được nhìn thấy trong danh sách sách nghề nghiệp phổ biến. Trong cuốn sách, Covey đề cập đến các thói quen thay đổi cuộc sống mà bạn có thể kết hợp vào cuộc sống hàng ngày của mình đã được chứng minh hết lần này đến lần khác để tăng năng suất và cải thiện sức khỏe tổng thể của bạn.
The Miracle Morning by Hal Elrod
Cuốn sách này đã ngày càng phổ biến trong khoảng một năm qua. Đó là một bản tường thuật chi tiết về cách thói quen buổi sáng của bạn có thể thực sự thay đổi cách bạn sống và cuộc sống của mình như thế nào và những điều bạn nên làm để bắt đầu ngày mới hiệu quả và năng suất hơn.
The Power of Habit: Why We Do What We Do In Life and Business by Charles Duhig
Cuốn sách bán chạy nhất này là một quyển sách tuyệt vời khác! Nó bao gồm những kiến thức khoa học về sự hình thành thói quen, cách tạo thói quen mới, cách loại bỏ những thói quen không lành mạnh và những thói quen bạn nên xây dựng thêm cho bản thân. Tác giả lập luận rằng chìa khóa thực sự cho năng suất và có một lối sống lành mạnh là hiểu cách thói quen hoạt động.
Smarter, Faster, Better: The Transformative Power of Real Productivity by Charles Duhigg
Đây là một cuốn sách bán chạy nhất và tuyệt vời khác của Duhigg. Nó đề cập 8 khái niệm về năng suất bao gồm thiết lập mục tiêu và ra quyết định, giúp các cá nhân và công ty làm việc hiệu quả trở nên khác biệt so với người khác.. Tất cả các lập luận của ông, như sức mạnh của thói quen, được hỗ trợ bởi bằng chứng cứ khoa học xác đáng.
Thinking, Fast and Slow by Daniel Kahneman
Cuốn sách này, được viết bởi một nhà tâm lý học nổi tiếng thế giới, đề cập đến hai cách chính mà con người nghĩ: nhanh chóng và chậm rãi. Bản năng suy nghĩ nhanh chóng của chúng ta mang tính cảm xúc và trực quan hơn trong khi những suy nghĩ chậm hơn của chúng ta logic hơn. Hiểu rõ hơn về cách chúng ta suy nghĩ giúp bạn dễ dàng hiểu các quy trình, chẳng hạn như ra quyết định, rất quan trọng đối với năng suất.
Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time by Brian Tracy
“Eat that frog” là một phép ẩn dụ để ưu tiên hoàn thiện những nhiệm vụ khó khăn nhất của bạn trước tiên. Nguyên tắc này là nền tảng của cuốn sách tuyệt vời này, khám phá nhiều cách và cho phép bản thân không hoàn thành tất cả mọi thứ cùng một lúc, mà thay vào đó là hoàn thành những việc quan trọng nhất trước tiên. Học cách ưu tiên là một trong những cách tốt nhất để làm chủ năng suất và cuốn sách này là một cách tuyệt vời để khám phá khái niệm này.
10. Hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ trong một công việc lớn
Khi nói đến các nhiệm vụ khổng lồ mà bạn không thể làm trong một lần làm việc, bạn có thể muốn xem xét biến nó thành một “dự án”, và hoàn thành toàn bộ quy trình lập kế hoạch cho dự án. Về cơ bản, để hoàn thành các nhiệm vụ lớn hơn, bạn phải chia chúng thành các khối nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Bạn cũng cần đánh giá mục tiêu của mình cho dự án và tạo ra thời hạn để duy trì động lực. Việc hoàn thành từng nhiệm vụ nhỏ liên tục sẽ là tiền đề tuyệt vời cho công việc lớn được hoàn thiện một cách hoàn hảo.
Các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết:
- 15 bí quyết để vượt qua stress hiệu quả của các chuyên gia trên thế giới
- List những việc cần làm để xây dựng sự tự tin và nâng cấp bản thân trong năm mới 2023
Trên đây là 10 tip hàng đầu để tạo lập kế hoạch hiệu quả! BlogAnChoi hy vọng bạn sẽ tìm thấy ít nhất một vài trong số chúng hữu ích và sẽ sớm sử dụng chúng! Hãy nhớ rằng, một khi phương pháplập kế hoạch của bạn không còn phù hợp hãy thay đổi và nâng cấp chúng ngay. BlogAnChoi hy vọng quý độc giả sẽ làm việc năng suất và ngày càng hoàn thiện bản thân mình hơn nhờ những bí quyết chúng mình chia sẻ.
Xuất sắc ?