Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) được coi là tiêu chuẩn của các công cụ phần mềm làm việc trên khắp thế giới. Nhưng trên thực tế hầu hết mọi người không cần phải trả tiền cho Microsoft Word và các ứng dụng khác trong bộ Office, vì đã có gói miễn phí của Microsoft 365 – trước đây được gọi là Office Online – cho phép truy cập miễn phí các phiên bản web của các ứng dụng Office phổ biến được đơn giản hóa.

Bắt đầu từ năm 2023, Microsoft Office được gọi là Microsoft 365 ngoại trừ các phiên bản cũ và tên Office Online cũng không còn được dùng mà thay bằng “Microsoft 365 dành cho web”. Trong bài này vẫn dùng tên Office Online để quen thuộc với mọi người.

Đối với phần lớn người dùng bình thường, các phiên bản đơn giản này đã có đủ chức năng đáp ứng nhu cầu sử dụng. Hãy xem một số lý do bạn nên sử dụng Office Online thay cho Microsoft Office nhé.

1. Office Online miễn phí

Lợi ích lớn nhất của Office Online là bạn có thể sử dụng ngay mà không phải trả tiền. Đây được coi là cách dễ nhất để có được các chức năng của Microsoft Word một cách miễn phí và hợp lệ.

Theo truyền thống, bạn phải thanh toán trả trước cho một bản sao độc lập của phiên bản Office mới nhất (như Office 2021 hoặc Office 2019), mức giá có thể từ 100 USD trở lên. Hiện nay Microsoft quy định người dùng đăng ký Microsoft 365 trả phí với mức giá phải chăng hơn, bắt đầu khoảng 7 USD /tháng nhưng sẽ tăng lên theo thời gian.

Với Office Online, bạn có quyền truy cập miễn phí vào các phiên bản web của Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook. Các ứng dụng làm việc khác như Microsoft Teams, Forms và Sway cũng được đưa vào Office Online, nhưng lưu ý rằng hiện tại không có phiên bản web cho Access và Publisher.

Để dùng thử Office Online, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn trên trang Office.com, sau đó vào trang ứng dụng Office, bạn sẽ thấy các ứng dụng được cung cấp.

2. Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi nhờ lưu trữ đám mây

Nếu các file của bạn chỉ được lưu vào một máy tính thì có thể gặp rắc rối khi bạn cần mở chúng để làm việc trên thiết bị khác. Các phiên bản Microsoft Office hiện đại dành cho máy tính để bàn có tùy chọn lưu file vào đám mây, nhưng đối với Office Online thì đây là thao tác mặc định và thậm chí còn dễ sử dụng hơn.

Mỗi người dùng sẽ nhận được 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí trong OneDrive khi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình, có thể lưu trữ rất nhiều tài liệu văn bản, bảng tính và slide. Khi bạn làm việc trong Office Online, tất cả mọi thay đổi sẽ lưu vào tài khoản OneDrive của bạn ngay lập tức, điều này giúp tránh mất dữ liệu nếu xảy ra sự cố mà bạn không cần lưu thủ công.

Với ứng dụng OneDrive trên điện thoại, bạn có thể dễ dàng mở tài liệu của mình ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị. Và nếu cần chỉnh sửa, bạn chỉ cần đăng nhập vào Office Online trên bất kỳ máy tính nào. Đặc biệt hơn nữa là Office Online không phụ thuộc vào thiết bị, bạn có thể truy cập nó trên bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web, kể cả máy tính Linux và MacBook.

3. Chia sẻ và cộng tác dễ dàng

Rất nhiều người chia sẻ tài liệu Office trên máy tính với người khác qua email. Cách này là tốt trong chừng mực nhất định nhưng sẽ trở nên bất tiện khi liên tục gửi đi gửi lại nhiều tài liệu. Với Office Online, bạn có thể dễ dàng nhấp vào nút Share trên file để gửi đường link cho người khác. Bạn có thể chọn cho phép bất kỳ ai có link OneDrive đều được mở file hay chỉ giới hạn những người được chỉ định, và tùy chọn cho phép những người khác có quyền chỉnh sửa nội dung file hay không.

Office Online cũng giúp cho việc cộng tác trên tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ bạn muốn chỉnh sửa một bài báo lớn với đồng nghiệp hay làm việc trong bảng tính với một vài người khác thì mọi người đều phải có quyền mở file. Mặc dù chức năng tương tự cũng có sẵn trong Office trên máy tính với OneDrive nhưng cách thực hiện phức tạp hơn.

4. Office Online đưa ra quy trình làm việc đơn giản hóa

Các phiên bản web của ứng dụng Office không có đầy đủ tính năng như các phiên bản dành cho máy tính, không có các chức năng mạnh nhất như định dạng nâng cao của Word và macro hay biểu đồ chi tiết của Excel. Điều này có thể khiến Office Online không phù hợp cho môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn có ích cho sử dụng cá nhân.

Trong thực tế, việc thiếu các tính năng cao cấp của Office Online thực ra có thể là ưu điểm đối với một số người dùng. Nếu bạn cảm thấy khó sử dụng vì có quá nhiều công cụ và tùy chọn trong giao diện của Office trên máy tính thì có thể bạn sẽ thích kiểu rút gọn của Office Online hơn. Bên cạnh đó, nếu bạn đang dùng máy tính cũ với ổ cứng HDD chậm và RAM hạn chế thì Office Online cũng phù hợp hơn và có thể hoạt động nhanh hơn với cấu hình máy yếu, trong khi các ứng dụng Office dành cho máy tính có dung lượng lớn và có thể làm chậm máy.

Office Online cũng có ưu điểm phù hợp với các cơ quan tổ chức: vì tất cả các file của bạn được lưu trong OneDrive nên sẽ không chiếm dung lượng lưu trữ trên máy tính. Lưu tất cả file trong OneDrive cũng giúp chúng không bị trộn lẫn với dữ liệu khác trong máy. Mỗi ứng dụng trong Office Online hiển thị các file được chỉnh sửa và ghim gần đây theo phân loại cụ thể như bảng tính hay slide để bạn có thể mở nhanh thay vì tìm kiếm trong các thư mục.

Cuối cùng, sử dụng Office Online cho phép bạn lưu file ở định dạng Office tiêu chuẩn như DOCX và XLSX để tương thích với những người khác cũng sử dụng bộ công cụ Office, trong khi nhiều phần mềm khác thay thế Microsoft Office không hoạt động tốt với các định dạng này.

5. Office Online được cung cấp các bản cập nhật tính năng

Nếu không muốn trả phí mua Microsoft 365 thì bạn có thể cân nhắc mua phiên bản Office độc lập, chẳng hạn như Office 2021. Nhưng nhìn chung bạn không nên mua các phiên bản Office dùng một lần này vì nhiều lý do.

Trước tiên, Microsoft thường xuyên bổ sung các tính năng mới cho bộ công cụ 365 và cứ sau vài năm lại phát hành một phiên bản Office độc lập mới được tích hợp các tính năng mới nhất trong vài năm qua. Nhưng các phiên bản này chỉ được cập nhật bảo mật mà không nhận được các tính năng mới của Microsoft.

Mặc dù Office Online không nhận được tất cả những tính năng mới giống như Microsoft 365 nhưng được cập nhật tính năng mới thường xuyên hơn so với các bản Office độc lập. Như vậy các phiên bản web được bổ sung các tính năng mới tốt hơn nhiều so với phiên bản dành cho máy tính để bàn không có thêm bất kỳ chức năng mới nào.

Bạn có thể truy cập trang web của Microsoft để xem các bản cập nhật dành cho Office phiên bản web gần đây.

Office Online có nhược điểm gì?

Chúng ta đã thấy một số lý do khiến Office Online được coi là bộ công cụ lý tưởng cho công việc văn phòng so với Office trên máy tính. Nhưng Office Online cũng không hoàn hảo, có một số trường hợp bạn nên chọn giải pháp khác.

Một trong những nhược điểm lớn nhất của Office Online là lựa chọn ứng dụng hạn chế. Nếu nhu cầu làm việc của bạn nhiều hơn mức cơ bản thì nên dùng phiên bản đầy đủ của Office hoặc Microsoft 365. Các ứng dụng như Access, Visio và Project cũng không có phiên bản web miễn phí.

Khi dùng thử các ứng dụng Office Online, bạn sẽ thấy thiếu một số tính năng cần thiết như trộn thư và chạy macro. Những tính năng này chỉ có ở Microsoft Office truyền thống. Một vấn đề quan trọng khác của Office Online nằm ngay trong cái tên – phải có kết nối Internet mới sử dụng được. Đối với những người thường xuyên di chuyển mà không có mạng thì Office Online không phải lựa chọn tốt nhất.

Mời bạn xem thêm các bài viết liên quan:

• 10 phần mềm soạn văn bản miễn phí thay thế Microsoft Word dành cho bạn
• Đi tìm lý do khiến Microsoft bỏ ra số tiền khổng lồ để mua GitHub

Hãy theo dõi BlogAnChoi để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!

1. Jarte

Jarte mang đến cho bạn giao diện gọn gàng và đẹp mắt, cách thao tác với văn bản cũng cực kỳ đơn giản.

Bạn có thể mở nhiều tài liệu trong một cửa sổ, sử dụng các tab ở phía trên để xem nhanh nội dung, bên cạnh đó có thể tùy chỉnh tên gọi của các nút chức năng trong phần mềm, tự động phát hiện link trong văn bản và điều chỉnh cách hiển thị văn bản so với hình ảnh giống như Wrap Text trong Word.

Các tính năng chính của Jarte:

• Các công cụ chỉnh sửa văn bản thông thường như copy, paste, tìm kiếm, kiểm tra lỗi chính tả, từ điển và tra từ đồng nghĩa.
• Chèn hình ảnh, chèn link, tạo bảng, viết phương trình và thêm hình vẽ.
• Định dạng phông chữ in đậm, in nghiêng, gạch dưới, chọn màu sắc, kích thước và kiểu chữ.
• Định dạng văn bản bằng các thao tác căn lề, thụt đầu dòng, điều chỉnh khoảng cách dòng và đặt tab.
• Có nhiều chế độ xem văn bản khác nhau, hiển thị số lượng từ, số trang và số ký tự trong văn bản, phóng to thu nhỏ và có sẵn tính năng chụp màn hình trong phần mềm.

Bạn có thể tải và sử dụng Jarte hoàn toàn miễn phí, nhưng nếu muốn sử dụng các tính năng bổ sung như tự tạo phím tắt và tự động sửa lỗi đánh máy, bạn hãy dùng phiên bản Jarte Plus có trả phí.

2. AbleWord

Nếu bạn muốn sử dụng giao diện quen thuộc giống như Microsoft Word thì hãy thử AbleWord. Phía trên màn hình có một menu cơ bản với các tab công cụ như File, Edit, View, ngay bên dưới đó là các nút để thao tác nhanh như undo, redo, kiểm tra chính tả, và dưới đó là thanh định dạng phông chữ giống như Word.

Các tính năng chính của AbleWord:

• Lưu văn bản ở định dạng DOC, DOCX, PDF, HTML và TXT.
• Chèn hình ảnh, khung chữ, bảng và đánh số trang.
• Định dạng phông chữ, đoạn văn, kiểu chữ, chia cột, đánh dấu và đánh số đầu dòng.
• Các thao tác với bảng như chèn bảng, chọn hoặc xóa, cũng như hợp nhất và tách các ô trong bảng.
• Nhập file PDF, chế độ xem trang in hoặc nháp, đếm số từ, phóng to thu nhỏ và các tùy chọn bố cục trang.

Bạn có thể tải AbleWord miễn phí với đầy đủ các tính năng. Nếu muốn xem hướng dẫn sử dụng, hãy nhấp vào nút Help trên thanh công cụ.

3. WordGraph

Hãng SSuite Office được biết đến với nhiều loại phần mềm như soạn văn bản, bảng tính và chỉnh sửa. WordGraph là một sản phẩm trong số đó và được xem là sự thay thế tuyệt vời cho Word của Microsoft.

Cũng giống như AbleWord, phần mềm WordGraph có một menu cơ bản ở phía trên, cùng với các nút tác vụ và thanh công cụ định dạng. Mỗi văn bản được mở ra sẽ nằm trong tab riêng của nó.

Các tính năng chính của WordGraph:

• Các chế độ xem khác nhau như: full chiều rộng màn hình, full chiều cao, có viền, hoặc chế độ xem thu nhỏ.
• Chèn các hình vẽ, hình ảnh, bảng, đường link, biểu tượng cảm xúc, phương trình, văn bản tự động và chữ nghệ thuật.
• Định dạng phông chữ, đoạn văn và hiệu ứng văn bản trực quan.
• Sử dụng các công cụ để kiểm tra chính tả, đếm số từ, theo dõi các thay đổi
• Có từ điển, tra từ đồng nghĩa và dịch online.
• Có sẵn tính năng cửa sổ xếp chồng lên nhau, xuất tài liệu, xem lịch sử và thống kê, tạo phím tắt và lưu trữ đám mây.

4. FocusWriter

Đây là phần mềm lý tưởng cho những ai muốn tập trung làm việc với văn bản mà không bị phân tâm. Khi mở FocusWriter, bạn sẽ thấy bất ngờ với phông nền của phần soạn văn bản có dạng bề mặt gỗ độc lạ.

Bạn có thể thay đổi phông nền theo ý thích với rất nhiều tùy chọn đa dạng. Nếu muốn xem các thanh công cụ bị ẩn, bạn hãy di chuột lên phía trên màn hình.

Các tính năng chính của FocusWriter:

• Các thao tác cơ bản như undo, redo, cut, copy, paste.
• Định dạng phông chữ, đoạn văn, thụt lề và tạo heading.
• Các công cụ tìm kiếm và thay thế trong văn bản, kiểm tra chính tả và thêm ký hiệu đặc biệt.
• Điều chỉnh chế độ tập trung cho văn bản, tạo kiểu mẫu chung và tùy chọn tiêu điểm.
• Cả 4 cạnh của giao diện đều ẩn các công cụ, có đồng hồ đếm thời gian tập trung, theo dõi sự tiến bộ hàng ngày, đặt mục tiêu, tạo phím tắt, tùy chỉnh thanh công cụ.

FocusWriter là phần mềm miễn phí và tương thích với nhiều hệ điều hành khác nhau.

5. Page Four

Đây là phần mềm được tạo ra dành cho những người viết chuyên nghiệp, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để xử lý văn bản với đầy đủ các tiện ích. Tính năng Notebook giúp bạn sắp xếp các tài liệu theo một hệ thống phân cấp chia nhỏ dần, có thể tạo sổ mới, tạo thư mục và thư mục con cũng như chèn thêm trang vào tài liệu một cách dễ dàng.

Các tính năng chính của Page Four:

• Chuyển đến từng trang bằng các tab ở phía dưới màn hình.
• Định dạng phông chữ, đoạn văn và danh sách.
• Có các công cụ để nhập và xuất tài liệu, đếm số từ, khóa tài liệu bằng mật khẩu.
• Chức năng Smart-Edit giúp quét tài liệu để tìm các từ bị sử dụng lặp lại nhiều lần.
• Tìm kiếm văn bản trên các trang hoặc trong tài liệu.
• Chế độ view tùy chỉnh để hiển thị toàn màn hình, tính năng chụp nhanh hiển thị danh sách, có thể chèn ngày tháng, ký tự, link và địa chỉ email vào tài liệu.

Nếu sử dụng phiên bản miễn phí của phần mềm này, bạn sẽ không nhận được các bản cập nhật trong tương lai. Tuy nhiên đây vẫn là lựa chọn lý tưởng để sắp xếp các tài liệu của bạn một cách gọn gàng.

6. Shaxpir

Cái tên Shaxpir có cách phát âm giống như Shakespeare, đây cũng là một phần mềm xử lý văn bản phù hợp cho những người viết chuyên nghiệp nhưng bạn cũng có thể dùng nó để thao tác với các tài liệu và ghi chép thông thường. Phần mềm cho phép bạn sắp xếp tài liệu theo loại và giao diện trực quan đẹp mắt.

Các tính năng chính của Shaxpir:

• Có sidebar giúp tìm kiếm và chuyển đến nội dung cụ thể trong văn bản.
• Định dạng phông chữ, đoạn văn, kiểu chữ và danh sách.
• Chèn hình ảnh, link và đoạn trích dẫn trong ngoặc kép.
• Xuất file với định dạng DOCX và HTML.
• Đếm số từ, kiểm tra chính tả, hiển thị mã màu, tạo nội dung theo loại và thư mục.

Bạn có thể tải và sử dụng Shaxpir 4 miễn phí, được kèm theo dùng thử miễn phí Shaxpir 4: Pro. Phiên bản Pro có thêm các tính năng như xuất file ở dạng EPUB, tạo kiểu mẫu chung cho văn bản và xem lịch sử các phiên bản chỉnh sửa của tài liệu.

7. LyX

Đây là một phần mềm xử lý văn bản hoàn thiện với nhiều tính năng tiện lợi. Bạn sẽ ngạc nhiên vì có rất nhiều nút công cụ ở bên dưới menu, khi di chuột qua chúng sẽ hiển thị hướng dẫn và các tip giúp bạn biết cách sử dụng để thao tác với tài liệu. Giao diện tab tiện dụng giúp theo dõi nhiều tài liệu cùng lúc dễ dàng.

Các tính năng chính của LyX:

• Định dạng phông chữ, danh sách, đoạn văn.
• Chèn hình ảnh, link, bảng, ký hiệu toán học, trích dẫn và nhận xét.
• Các công cụ để kiểm tra chính tả, tìm từ đồng nghĩa, thống kê và so sánh các file.
• Nhập và xuất file với nhiều định dạng khác nhau, macro toán học, ghi chú ngoài lề và chú thích cuối trang, gắn nhãn, tham chiếu.

Bạn có thể tải và sử dụng LyX hoàn toàn miễn phí trên nhiều hệ điều hành khác nhau, ngoài ra đây cũng là phần mềm mã nguồn mở.

8. Hancom Office 2020

Nếu bạn không muốn tải phần mềm về máy làm tốn bộ nhớ thì Hancom Office 2020 là một lựa chọn lý tưởng để xử lý văn bản ngay trong trình duyệt web.

Để bắt đầu sử dụng phần mềm này, hãy nhấp vào dấu cộng trên giao diện chính để tạo tài liệu mới hoặc nhấp vào New Document ở phía dưới rồi chọn Word. Khi tài liệu mở ra, bạn sẽ thấy các nút và menu cơ bản để thao tác.

Các tính năng chính của Hancom Office 2020:

• Download tài liệu dưới dạng file DOCX hoặc PDF.
• Định dạng phông chữ và đoạn văn.
• Thêm header, footer, chú thích cuối trang, đánh số trang và ngắt trang.
• Chèn các hình khối, hình ảnh, bảng, khung chứa văn bản, ký hiệu đặc biệt, bookmark và link.
• Các công cụ chọn văn bản, thước kẻ, phóng to thu nhỏ, các chế độ tùy chỉnh trang giấy như kích thước, hướng, màu sắc và lề trang.

9. Hemingway

Đây cũng là một phần mềm xử lý văn bản tuyệt vời mà bạn có thể dùng trực tiếp online. Nhấp vào Write ở phía trên để bắt đầu sử dụng, sau đó nhấp vào Edit để mở ra rất nhiều công cụ hữu ích. Mặc dù phần mềm này không có các tính năng dành riêng cho chỉnh sửa hình ảnh, bảng và download nhưng nó giúp soạn văn bản rất tốt.

Các tính năng chính của Hemingway:

• Định dạng phông chữ in đậm hoặc nghiêng.
• Thêm tiêu đề H1, H2, H3.
• Định dạng câu trích dẫn chỉ với một lần nhấp chuột.
• Chèn link và danh sách các mục có đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số

Hemingway là một trong những phần mềm soạn văn bản online miễn phí đơn giản nhất nhưng cũng là hữu ích nhất. Bạn cũng có thể tải và sử dụng phần mềm Hemingway Editor 3 với nhiều tính năng tuyệt vời tương tự nhưng có trả phí.

10. Draft

Phần mềm này rất đơn giản nhưng cũng có đầy đủ các tính năng cần thiết để soạn văn bản, chỉnh sửa và lưu lại. Bạn cũng có thể sử dụng Draft trực tiếp online sau khi đã tạo tài khoản miễn phí. Một trong những tính năng nổi bật của Draft là kiểm soát các phiên bản của tài liệu.

Các tính năng chính của Draft:

• Định dạng phông chữ in đậm hoặc nghiêng.
• Chèn nhận xét, hình ảnh, đoạn trích dẫn, chú thích cuối trang, những việc cần làm.
• Xuất file ở dạng TXT, HTML, DOC hoặc PDF.
• Liên hệ với bạn bè để nhờ giúp đỡ về tài liệu.
• Sắp xếp các file trong các thư mục, xem trước ở chế độ Hemingway, nhập file và tùy chỉnh giao diện.

Draft là công cụ hữu ích cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau, từ cá nhân tới công việc, kể cả dạy và học.

Trên đây là những phần mềm soạn văn bản với các tính năng tiện lợi có thể thay thế cho Microsoft Word. Bạn hãy sử dụng và để lại ý kiến dưới phần bình luận nhé!

Mời bạn xem thêm các bài viết liên quan:

• 5 tuyệt chiêu sử dụng Microsoft Word hiệu quả hơn
• 11 cách chuyển file PDF sang Word mới nhất không bị lỗi
• 5 ứng dụng hữu ích hỗ trợ học tập cho học sinh sinh viên trên iOS

Hãy theo dõi BlogAnChoi để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!