Điểm giống nhau giữa Google Workspace và Microsoft 365

Hỗ trợ làm việc trực tuyến

Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp các ứng dụng văn phòng, chẳng hạn như các công cụ xử lý văn bản, bảng tính và trình chiếu,…Điểm chung lớn nhất giữa hai nền tảng nằm ở chỗ các ứng dụng này đều có thể chạy trực tuyến, cho phép người dùng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Tính năng cộng tác theo thời gian thực

Một điểm mạnh chung của cả Google Workspace và Microsoft 365 chính là khả năng cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa một tài liệu trong thời gian thực. Tính năng cộng tác hữu ích này đặc biệt hiệu quả trong việc nâng cao năng suất làm việc nhóm, nhất là khi các thành viên có thể làm việc với nhau từ xa khi đang ở những địa điểm khác nhau.

Tích hợp đa nền tảng

Google Workspace lẫn Microsoft 365 đều được thiết kế để tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng nằm trong hệ sinh thái của riêng mình, đồng thời hai hãng cũng hỗ trợ kết nối với nhiều ứng dụng bên thứ ba. Sự liền mạch này cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa các tác vụ và ứng dụng khác nhau, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình làm việc dễ dàng hơn.

Dịch vụ lưu trữ đám mây

Google Drive (của Google Workspace) và OneDrive (của Microsoft 365) đều là những dịch vụ lưu trữ đám mây mạnh mẽ, cung cấp khả năng lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ dữ liệu an toàn trên nhiều thiết bị. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể dễ dàng truy cập tệp tin của mình từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.

Điểm khác biệt giữa Google Workspace và Microsoft 365

Ứng dụng văn phòng

Google Workspace ưu tiên trải nghiệm làm việc trực tuyến trên trình duyệt web với bộ ứng dụng cốt lõi là Google Docs, Sheets và Slides. Còn ở chiều hướng ngược lại, Microsoft 365 vẫn duy trì sức mạnh của bộ ứng dụng desktop truyền thống (Word, Excel và PowerPoint), cho phép người dùng làm việc cả online lẫn offline,từ đó mang đến sự linh hoạt trong nhiều tình huống sử dụng khác nhau hơn.

Tính dễ sử dụng

Với giao diện đơn giản, trực quan, Google Workspace là lựa chọn lý tưởng cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Trong khi đó, Microsoft 365, với giao diện phong phú tính năng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp lớn và người dùng đã quen thuộc với bộ ứng dụng Microsoft Office truyền thống.

Giá thành

Về mức giá, Google Workspace thường có chi phí thấp hơn so với Microsoft 365, đồng thời nó cũng cung cấp các gói thuê linh hoạt và phù hợp hơn với nhu cầu của người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Còn Microsoft 365 mặc dù có giá cao hơn, đặc biệt là các gói dành cho doanh nghiệp lớn, nhưng nó lại đi kèm với nhiều tính năng cùng dung lượng lưu trữ lớn hơn rất nhiều.

Khả năng tích hợp với hệ điều hành

Xét về khả năng tích hợp với hệ điều hành, Google Workspace hoạt động mượt mà và tối ưu trên các thiết bị chạy hệ điều hành Android và trình duyệt Chrome. Ngược lại, Microsoft 365 lại thể hiện tính tương thích vượt trội với hệ điều hành Windows cùng bộ ứng dụng được thiết kế và tối ưu hóa cho máy tính cá nhân (PC) và máy tính xách tay (laptop).

Nên sử dụng Google Workspace hay Microsoft 365 cho công việc?

Việc lựa chọn giữa Google Workspace và Microsoft 365 phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng đối tượng người dùng cụ thể. Hãy cùng mình phân tích chi tiết hơn để giúp bạn đưa ra quyết định sao cho phù hợp nhất nhé:

Google Workspace:

Ưu điểm:

• Giá cả phải chăng hơn, phù hợp với những ai có ngân sách hạn chế.
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, dễ dàng làm quen.
• Cho khả năng làm việc trực tuyến một cách mượt mà cùng khả năng truy cập dữ liệu từ mọi nơi.
• Tích hợp tốt với các dịch vụ khác của Google.
• Ứng dụng web nhẹ giúp nó hoạt động tốt trên nhiều thiết bị.

Nhược điểm:

• Tính năng offline bị hạn chế.
• Bộ ứng dụng văn phòng có thể chưa đáp ứng được nhu cầu chuyên sâu như Microsoft Office.
• Khả năng tương thích với các phần mềm của bên thứ ba có thể hạn chế hơn.

Phù hợp với:

• Cá nhân, freelancer.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, startup.
• Các nhóm làm việc cần sự cộng tác trực tuyến.
• Người dùng ưu tiên tính đơn giản và tiết kiệm chi phí.

Microsoft 365:

Ưu điểm:

• Bộ ứng dụng Office mạnh mẽ, đầy đủ tính năng.
• Làm việc offline hiệu quả.
• Tương thích tốt với hệ sinh thái Windows.
• Khả năng tích hợp và tùy chỉnh cao.
• Hỗ trợ doanh nghiệp với nhiều tính năng bảo mật và quản lý.

Nhược điểm:

• Chi phí cao hơn.
• Giao diện phức tạp hơn, có thể phải mất thời gian để làm quen.

Phù hợp với:

• Doanh nghiệp lớn.
• Người dùng cần các tính năng nâng cao của bộ Office.
• Người dùng thường xuyên làm việc offline.
• Tổ chức yêu cầu tính bảo mật và kiểm soát cao.

Tóm lại, nếu bạn cần một giải pháp đơn giản, tiết kiệm chi phí và làm việc chủ yếu trực tuyến, Google Workspace là một lựa chọn vô cùng hữu ích. Còn nếu nhu cầu của bạn cần sử dụng bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ hơn cùng khả năng làm việc offline hiệu quả cũng như sẵn sàng chi trả nhiều hơn cho các tính năng độc quyền, Microsoft 365 là lựa chọn phù hợp hơn đối với bạn. Hãy cân nhắc kỹ nhu cầu và ngân sách của mình trước khi đưa ra quyết định cuối cùng nhé.

Lời kết

Google Workspace và Microsoft 365 đều là những bộ công cụ mạnh mẽ, hỗ trợ đắc lực cho công việc và học tập. Cả hai đều có những điểm mạnh riêng từ giao diện đơn giản của Google cho đến khả năng tùy chỉnh chuyên sâu của Microsoft. Trước khi lựa chọn, hãy xác định rõ nhu cầu của mình để đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Bạn thích sự đơn giản, nhanh chóng của Google hay sự toàn diện, chuyên nghiệp của Microsoft? Hãy bình luận bên dưới để mình biết nhé!

• Nintendo Switch 2 lộ diện với thiết kế hiện đại, màn hình 8.4 inch tràn viền
• Hãng Narwal ra mắt các mẫu robot hút bụi lau nhà mới đáng chú ý tại CES 2025

LibreOffice hoàn toàn miễn phí

Lý do chính khiến nhiều người lựa chọn LibreOffice là vì nó hoàn toàn miễn phí. Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng bộ phần mềm này một cách dễ dàng mà không phải trả phí theo tháng hay theo năm, rất phù hợp với những người không thường xuyên làm việc văn phòng chuyên nghiệp. Chỉ riêng điều này đã là ưu điểm đáng kể so với Office 365 của Microsoft, đặc biệt là đối với người dùng thông thường.

LibreOffice có thể xử lý các file của Microsoft Office

Một lý do khiến nhiều người buộc phải đăng ký sử dụng Microsoft 365 là để nhận và xử lý các file từ người khác cũng sử dụng phần mềm Office của Microsoft, ví dụ như Word và Excel. Trong khi đó LibreOffice có lưu và ghi file với định dạng tài liệu mở (ODF) của riêng mình, nhưng đồng thời cũng có thể đọc và ghi nhiều loại file khác bao gồm cả văn bản Word và bảng tính Excel của Microsoft Office.

Mặc dù có một số điểm không tương thích giữa LibreOffice và các file của Microsoft nhưng hiện tại đã được khắc phục so với trước đây và không ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm sử dụng. Nếu người khác chỉ chấp nhận tài liệu Word, bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm LibreOffice Writer để lưu văn bản ở dạng file Word và gửi đi, họ sẽ không nhận ra rằng bạn thực sự không sử dụng Microsoft Word. Cách này cũng có ưu điểm là không cần chỉnh sửa định dạng của file quá nhiều.

LibreOffice Writer có thể là phần mềm lý tưởng để xử lý văn bản thường ngày, đặc biệt là nhiều phím tắt trong Microsoft Word cũng hoạt động tương tự trong LibreOffice.

LibreOffice có nhiều công cụ tiện ích cho làm việc

Một trong những lý do tốt nhất để sử dụng LibreOffice là bộ phần mềm miễn phí này cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho làm việc văn phòng. Ngoài các phần mềm phổ biến như Writer để xử lý văn bản giống như Microsoft Word và Calc để làm việc với bảng tính giống như Excel, bạn có thể sử dụng nhiều chức năng thú vị khác, ví dụ như Base là hệ thống cơ sở dữ liệu của LibreOffice có thể được dùng cho các dự án cơ sở dữ liệu đơn giản, và Draw là công cụ vẽ biểu đồ tương tự như Microsoft Visio.

Mặc dù giao diện của LibreOffice có vẻ hơi cũ giống như đồ họa của những năm 1990, nhưng nó lại chứa đầy đủ các tính năng cần thiết cho nhu cầu làm việc của người dùng, đó là lý do vẫn có nhiều người tiếp tục sử dụng nó.

LibreOffice có thể hoạt động trên nhiều nền tảng

Một ưu điểm của LibreOffice được người dùng đánh giá cao là hoạt động được trên nhiều nền tảng khác nhau. Bộ phần mềm này là một phần quan trọng được cài sẵn cho máy tính Linux, nhưng nó cũng tương thích với hệ điều hành Windows.

Ban đầu LibreOffice hoạt động trên web với địa chỉ là OpenOffice.org. Nhiều người trước đây sử dụng máy Mac của Apple đã làm việc bằng NeoOffice – nền tảng được thiết kế dành riêng cho macOS, nhưng sau đó NeoOffice không còn hoạt động nữa và các nhà phát triển phần mềm đã khuyên dùng LibreOffice để thay thế.

Nếu bạn muốn làm việc trên nền tảng đám mây giống như Google Docs và Microsoft 365 thì có thể chọn phiên bản thương mại Collabora Online hoạt động tương tự LibreOffice và có cung cấp hỗ trợ thương mại cho phần mềm nguồn mở. Nền tảng này cũng có các phiên bản dành cho thiết bị di động, thậm chí còn có một phiên bản thử nghiệm hoạt động trên web.

LibreOffice bảo đảm quyền riêng tư cho người dùng

Một lý do quan trọng khác khiến nhiều người ưa thích LibreOffice hơn Microsoft 365 hay Google Docs là bộ phần mềm này không kết nối với bất kỳ dịch vụ đám mây nào. Nếu mạng Internet bị ngắt, bạn có thể tiếp tục làm việc với LibreOffice cho đến khi kết nối mạng được khôi phục lại. Tất nhiên điều này cũng có thể thực hiện được với 2 nền tảng nêu trên, nhưng sử dụng LibreOffice sẽ đơn giản hơn. Theo mặc định, dữ liệu của người dùng sẽ được lưu trữ ngay trong máy để đảm bảo không bị lọt ra ngoài thông qua kết nối mạng.

Có thể đồng bộ hóa các file với LibreOffice khi cần thiết

Người dùng có thể thiết lập đồng bộ hóa các file với LibreOffice một cách dễ dàng. Hiện tại có nhiều dịch vụ để thực hiện điều này như Dropbox và Google Drive. Sao lưu file trên đám mây có nhiều ưu điểm hơn vì bạn có thể xử lý file trên nhiều thiết bị khác nhau mọi lúc mọi nơi, thay vì cách sao lưu toàn bộ như Office 365 và Google Docs.

Nếu bạn chỉ muốn đồng bộ hóa một file hoặc thư mục cụ thể thì cũng có thể làm điều đó với LibreOffice, đặc biệt nếu bạn cần bảo mật an toàn cho dữ liệu thì tốt nhất là không nên đưa nó lên mạng.

Mời bạn xem thêm các bài liên quan:

• 5 ứng dụng học ngoại ngữ trên điện thoại có nhiều tính năng AI giúp bạn học dễ dàng và hiệu quả hơn
• 5 công cụ AI hữu ích của Canva giúp bạn thiết kế hình ảnh đẹp hơn và tiết kiệm công sức

Hãy theo dõi BlogAnChoi để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!

Dự án “Chỉ cần bảng tính”: Khám phá mô hình ngôn ngữ lớn trong Excel

Dự án này sử dụng bảng tính Microsoft Excel để tích hợp GPT-2, tiền thân của ChatGPT. GPT-2 được OpenAI phát hành vào năm 2019 nhưng sau đó bị hạn chế vì lo ngại về khả năng tạo ra nội dung độc hại.

“Bằng cách sử dụng bảng tính, bất kỳ ai, kể cả người không biết lập trình, cũng có thể khám phá và trực tiếp thử nghiệm cách thức hoạt động của mô hình Transformer,” Anand giải thích trên trang web của dự án.

Mô hình Transformer là nền tảng cho LLM và được giới thiệu trong bài nghiên cứu “Attention is All You Need” năm 2017. Dự án “Spreadsheets-are-all-you-need” sử dụng cách chơi chữ dựa trên tên bài nghiên cứu này để nhấn mạnh tính dễ tiếp cận của nó.

Anand đã tạo ra một công cụ độc đáo bằng cách kết hợp mô hình ngôn ngữ AI GPT-2 vào tệp nhị phân XLSB của Microsoft Excel. Công cụ này đòi hỏi phiên bản Excel mới nhất để chạy và hoạt động hoàn toàn cục bộ, không cần kết nối internet hay dịch vụ AI đám mây.

Mặc dù nó chứa một mô hình ngôn ngữ AI hoàn chỉnh, bạn không thể trò chuyện trực tiếp với nó như ChatGPT. Thay vào đó, người dùng nhập dữ liệu vào các ô cụ thể và nhận kết quả dự đoán được hiển thị trong các ô khác gần như ngay lập tức.

Mô hình GPT-2 được thiết kế để dự đoán ký hiệu tiếp theo (next-token prediction), nghĩa là nó cố gắng hoàn thành một “yêu cầu” (đầu vào được mã hóa thành các khối gọi là token) bằng văn bản có khả năng cao nhất. Dự đoán này có thể là sự tiếp tục của một câu, đoạn mã, hoặc bất kỳ tác vụ dựa trên văn bản nào khác.

Tệp Excel của Anand bao gồm các trang tính khác nhau, cho phép người dùng trực tiếp trải nghiệm và quan sát cách thức hoạt động của mô hình GPT-2 khi thực hiện các dự đoán.

Công cụ “Chỉ cần bảng tính” do Anand phát triển có thể xử lý tối đa 10 từ đầu vào. Tuy con số này nhỏ bé so với khả năng xử lý 128.000 từ của GPT-4 Turbo, nó vẫn đủ để minh họa cho những nguyên tắc cơ bản về hoạt động của các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM).

Hướng dẫn sử dụng và ý tưởng đằng sau dự án

Anand đã trình bày chi tiết về công cụ này trong một loạt video hướng dẫn miễn phí trên YouTube. Các video này giúp người xem hiểu cách thức hoạt động của LLM, cách sử dụng công cụ “Chỉ cần bảng tính” và cách áp dụng nó vào các tác vụ thực tế.

Anand tạo ra dự án để hiểu rõ hơn về Transformer, nền tảng của các mô hình ngôn ngữ lớn. Ông cảm thấy cần quay lại với những kiến thức cơ bản vì Trí tuệ Nhân tạo hiện đại quá khác biệt so với thời ông học.

Ban đầu, Anand định lập trình GPT-2 bằng Javascript nhưng vì đam mê với bảng tính, ông chuyển hướng. Anand lấy cảm hứng từ các bài hướng dẫn về Trí tuệ Nhân tạo của Jeremy Howard và Andrej Karpathy. Nhận thấy mô hình GPT-2 giống như một biểu đồ tính toán lớn, ông nảy ra ý tưởng xây dựng nó trong bảng tính.

Khó khăn lớn nhất gặp phải là chuyển đổi từ để thành số, vì đây là xử lý văn bản, không phải tính toán. Phần còn lại, chủ yếu là các phép toán, lại rất phù hợp với bảng tính.

Hỗ trợ từ ChatGPT và sự phát triển của mô hình GPT-2

Trong quá trình thực hiện, Anand cũng nhận được sự trợ giúp từ hậu duệ của GPT-2, chính là ChatGPT. Công cụ này hữu ích trong việc giải quyết các vấn đề hóc búa hoặc hiểu các giai đoạn khác nhau của thuật toán. Tuy nhiên, nhược điểm của ChatGPT là đôi khi đưa ra những thông tin không chính xác, vì vậy Anand cần kiểm tra kỹ lưỡng đầu ra của nó.

Toàn bộ thành tựu này là nhờ OpenAI công bố mã nguồn và các trọng số mạng nơ-ron của GPT-2 vào tháng 11 năm 2019. Việc thấy mô hình cụ thể này được đưa vào một bảng tính giáo dục thì khá thú vị, bởi vì khi được công bố vào tháng 2 năm 2019, OpenAI lại lo ngại việc phát hành nó – họ lo ngại GPT-2 có thể “được sử dụng để tạo ra ngôn ngữ lừa dối, thiên vị hoặc xúc phạm trên quy mô lớn”.

Tuy nhiên, OpenAI vẫn tung ra toàn bộ mô hình GPT-2 (bao gồm các file trọng số cần thiết để chạy cục bộ) vào tháng 11 năm 2019. Nhưng mô hình lớn tiếp theo của công ty, GPT-3 ra mắt năm 2020, thì không được phát hành mã nguồn và trọng số. Một biến thể của GPT-3 sau đó đã trở thành nền tảng cho phiên bản đầu tiên của ChatGPT, ra mắt vào năm 2022.

Anand dùng phiên bản “GPT-2 Nhỏ” trong bảng tính, chỉ có 124 triệu tham số, khác với bản đầy đủ 1.5 tỷ tham số. (Tham số là các giá trị số trong mô hình AI, lưu trữ những mẫu học được từ dữ liệu huấn luyện). So với GPT-3 175 tỷ tham số (và các mô hình lớn hơn), phiên bản của Anand có lẽ không được xếp là “lớn” nếu phát hành ngày nay. Nhưng vào năm 2019, GPT-2 được xem là tiên tiến.

Tải xuống và lưu ý khi sử dụng bảng tính GPT-2

Bạn có thể tải xuống bảng tính chứa GPT-2 trên GitHub, nhưng dung lượng khoảng 1.2GB. Do tính phức tạp, Anand cho biết nó có thể khiến Excel bị treo hoặc sập thường xuyên, đặc biệt trên máy Mac; do đó ông khuyên chạy bảng tính trên Windows. “Rất khuyến khích sử dụng chế độ tính toán thủ công trong Excel và phiên bản Excel trên Windows (trên ổ cứng Windows hoặc chạy qua Parallels trên Mac)”, Anand viết trên trang web của mình.

Và Google Sheets hiện không khả dụng: “Dự án này thực sự bắt đầu trên Google Sheets, nhưng mô hình 124 triệu tham số quá lớn nên phải chuyển sang Excel”, Anand viết. “Tôi vẫn đang tìm cách để làm cho nó hoạt động trong Google Sheets, nhưng có vẻ không thể nhét vừa vào một file duy nhất như trên Excel.”

Microsoft Office 2024: Khuyến khích sử dụng Microsoft 365, tăng giá cho doanh nghiệp

Microsoft muốn khuyến khích mọi người dùng dịch vụ Microsoft 365 rõ ràng hơn bao giờ hết. Office 2024 được coi là “phiên bản đặc biệt” chỉ dành cho những trường hợp cần thiết, còn nếu sử dụng thông thường thì Microsoft 365 đã là quá đủ. Microsoft sẽ tăng giá cho doanh nghiệp dùng Office 2024 tới 10% so với Office 2021 để “hỗ trợ đổi mới sản phẩm”. Giá bán cho người dùng cá nhân dự kiến sẽ giữ nguyên.

Office 2024 sẽ được cập nhật hỗ trợ và vá lỗi bảo mật trong 5 năm kể từ ngày ra mắt (cuối năm nay), tương tự bản cập nhật LTSC mới của Windows 11. Microsoft vẫn cam kết phát hành thêm ít nhất một phiên bản Office độc lập trong tương lai.

Nếu bạn đang dùng Office 2021 và cảm thấy đã quá hài lòng rồi, bạn sẽ tiếp tục nhận được hỗ trợ (bao gồm cập nhật bảo mật) cho đến tháng 10 năm 2026. Lưu ý rằng hỗ trợ cho Office 2019 đã kết thúc vào tháng 10 năm 2023.

Microsoft vừa công bố những điểm nổi bật của Office 2024, bao gồm “các tùy chọn tạo cuộc họp mới và cải tiến tìm kiếm trong Outlook, hàng tá tính năng và hàm mới của Excel; đồng thời cải thiện hiệu suất, bảo mật và khả năng truy nhập.” Một lưu ý đáng chú ý là Microsoft Publisher sẽ ngừng hoạt động vào tháng 10 năm 2026.

Office 2024: Giới hạn tính năng và thương hiệu “Office” vẫn tồn tại

Giống như các phiên bản Office độc lập khác, tính năng của Office 2024 sẽ bị giới hạn theo thời gian, không có những thay đổi liên tục như các phiên bản Microsoft 365. Mặc dù phiên bản Office được cấp phép vĩnh viễn có thể tương tác với các dịch vụ của Microsoft như OneDrive, nhưng công ty cho biết các tính năng khác như trợ lý AI Copilot sẽ không có sẵn trong Office 2024 vì đây là một “sản phẩm độc lập”. Nó cũng thiếu các tính năng cộng tác thời gian thực có sẵn trong Microsoft 365.

Mặc dù Microsoft đã chính thức cho cái tên “Office” nghỉ hưu vào cuối năm 2022, sự tồn tại của phiên bản Office độc lập cho thấy thương hiệu này vẫn sẽ quen thuộc với chúng ta một thời gian dài nữa. “Office” vẫn hữu ích như một từ để chỉ chung tất cả các ứng dụng văn phòng này (Word, Excel, PowerPoint…) – tách biệt với dịch vụ đăng ký Microsoft 365. Ngay cả khi Microsoft loại bỏ tên Office ở một số nơi, họ vẫn ngại không dám bỏ hẳn. Ví dụ, ứng dụng Microsoft 365 tích hợp sẵn trên Windows có tên và logo mới, nhưng vẫn kèm theo “Office” trong dấu ngoặc đơn, như thể đang nói “đúng vậy, chúng tôi biết mọi người quen gọi phần mềm này là Office”.

Tạm kết

Microsoft 365 đang mở ra một kỷ nguyên mới trong việc sử dụng phần mềm văn phòng với khả năng cập nhật và tích hợp liên tục, đáp ứng nhu cầu của người dùng hiện đại. Trong khi đó, Office 2024 xuất hiện như một giải pháp tối ưu cho những ai cần một nền tảng đáng tin cậy, không phụ thuộc vào kết nối mạng, đảm bảo tính liên tục và ổn định trong công việc. Đây là minh chứng cho thấy Microsoft không chỉ chú trọng đến sự tiện lợi và tính năng mới mà còn quan tâm đến trải nghiệm người dùng trong mọi hoàn cảnh sử dụng.

• Laptop bị tê khi đang cắm sạc có nguy hiểm không? Nguyên nhân và cách khắc phục
• Xe Kia Sorento phiên bản X-Pro 2024: Nâng cấp mạnh mẽ hơn với công nghệ hiện đại
• 8 dự án lớn của Apple được nhiều người kỳ vọng nhưng không thành hiện thực

Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) được coi là tiêu chuẩn của các công cụ phần mềm làm việc trên khắp thế giới. Nhưng trên thực tế hầu hết mọi người không cần phải trả tiền cho Microsoft Word và các ứng dụng khác trong bộ Office, vì đã có gói miễn phí của Microsoft 365 – trước đây được gọi là Office Online – cho phép truy cập miễn phí các phiên bản web của các ứng dụng Office phổ biến được đơn giản hóa.

Bắt đầu từ năm 2023, Microsoft Office được gọi là Microsoft 365 ngoại trừ các phiên bản cũ và tên Office Online cũng không còn được dùng mà thay bằng “Microsoft 365 dành cho web”. Trong bài này vẫn dùng tên Office Online để quen thuộc với mọi người.

Đối với phần lớn người dùng bình thường, các phiên bản đơn giản này đã có đủ chức năng đáp ứng nhu cầu sử dụng. Hãy xem một số lý do bạn nên sử dụng Office Online thay cho Microsoft Office nhé.

1. Office Online miễn phí

Lợi ích lớn nhất của Office Online là bạn có thể sử dụng ngay mà không phải trả tiền. Đây được coi là cách dễ nhất để có được các chức năng của Microsoft Word một cách miễn phí và hợp lệ.

Theo truyền thống, bạn phải thanh toán trả trước cho một bản sao độc lập của phiên bản Office mới nhất (như Office 2021 hoặc Office 2019), mức giá có thể từ 100 USD trở lên. Hiện nay Microsoft quy định người dùng đăng ký Microsoft 365 trả phí với mức giá phải chăng hơn, bắt đầu khoảng 7 USD /tháng nhưng sẽ tăng lên theo thời gian.

Với Office Online, bạn có quyền truy cập miễn phí vào các phiên bản web của Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook. Các ứng dụng làm việc khác như Microsoft Teams, Forms và Sway cũng được đưa vào Office Online, nhưng lưu ý rằng hiện tại không có phiên bản web cho Access và Publisher.

Để dùng thử Office Online, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn trên trang Office.com, sau đó vào trang ứng dụng Office, bạn sẽ thấy các ứng dụng được cung cấp.

2. Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi nhờ lưu trữ đám mây

Nếu các file của bạn chỉ được lưu vào một máy tính thì có thể gặp rắc rối khi bạn cần mở chúng để làm việc trên thiết bị khác. Các phiên bản Microsoft Office hiện đại dành cho máy tính để bàn có tùy chọn lưu file vào đám mây, nhưng đối với Office Online thì đây là thao tác mặc định và thậm chí còn dễ sử dụng hơn.

Mỗi người dùng sẽ nhận được 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí trong OneDrive khi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình, có thể lưu trữ rất nhiều tài liệu văn bản, bảng tính và slide. Khi bạn làm việc trong Office Online, tất cả mọi thay đổi sẽ lưu vào tài khoản OneDrive của bạn ngay lập tức, điều này giúp tránh mất dữ liệu nếu xảy ra sự cố mà bạn không cần lưu thủ công.

Với ứng dụng OneDrive trên điện thoại, bạn có thể dễ dàng mở tài liệu của mình ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị. Và nếu cần chỉnh sửa, bạn chỉ cần đăng nhập vào Office Online trên bất kỳ máy tính nào. Đặc biệt hơn nữa là Office Online không phụ thuộc vào thiết bị, bạn có thể truy cập nó trên bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web, kể cả máy tính Linux và MacBook.

3. Chia sẻ và cộng tác dễ dàng

Rất nhiều người chia sẻ tài liệu Office trên máy tính với người khác qua email. Cách này là tốt trong chừng mực nhất định nhưng sẽ trở nên bất tiện khi liên tục gửi đi gửi lại nhiều tài liệu. Với Office Online, bạn có thể dễ dàng nhấp vào nút Share trên file để gửi đường link cho người khác. Bạn có thể chọn cho phép bất kỳ ai có link OneDrive đều được mở file hay chỉ giới hạn những người được chỉ định, và tùy chọn cho phép những người khác có quyền chỉnh sửa nội dung file hay không.

Office Online cũng giúp cho việc cộng tác trên tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ bạn muốn chỉnh sửa một bài báo lớn với đồng nghiệp hay làm việc trong bảng tính với một vài người khác thì mọi người đều phải có quyền mở file. Mặc dù chức năng tương tự cũng có sẵn trong Office trên máy tính với OneDrive nhưng cách thực hiện phức tạp hơn.

4. Office Online đưa ra quy trình làm việc đơn giản hóa

Các phiên bản web của ứng dụng Office không có đầy đủ tính năng như các phiên bản dành cho máy tính, không có các chức năng mạnh nhất như định dạng nâng cao của Word và macro hay biểu đồ chi tiết của Excel. Điều này có thể khiến Office Online không phù hợp cho môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn có ích cho sử dụng cá nhân.

Trong thực tế, việc thiếu các tính năng cao cấp của Office Online thực ra có thể là ưu điểm đối với một số người dùng. Nếu bạn cảm thấy khó sử dụng vì có quá nhiều công cụ và tùy chọn trong giao diện của Office trên máy tính thì có thể bạn sẽ thích kiểu rút gọn của Office Online hơn. Bên cạnh đó, nếu bạn đang dùng máy tính cũ với ổ cứng HDD chậm và RAM hạn chế thì Office Online cũng phù hợp hơn và có thể hoạt động nhanh hơn với cấu hình máy yếu, trong khi các ứng dụng Office dành cho máy tính có dung lượng lớn và có thể làm chậm máy.

Office Online cũng có ưu điểm phù hợp với các cơ quan tổ chức: vì tất cả các file của bạn được lưu trong OneDrive nên sẽ không chiếm dung lượng lưu trữ trên máy tính. Lưu tất cả file trong OneDrive cũng giúp chúng không bị trộn lẫn với dữ liệu khác trong máy. Mỗi ứng dụng trong Office Online hiển thị các file được chỉnh sửa và ghim gần đây theo phân loại cụ thể như bảng tính hay slide để bạn có thể mở nhanh thay vì tìm kiếm trong các thư mục.

Cuối cùng, sử dụng Office Online cho phép bạn lưu file ở định dạng Office tiêu chuẩn như DOCX và XLSX để tương thích với những người khác cũng sử dụng bộ công cụ Office, trong khi nhiều phần mềm khác thay thế Microsoft Office không hoạt động tốt với các định dạng này.

5. Office Online được cung cấp các bản cập nhật tính năng

Nếu không muốn trả phí mua Microsoft 365 thì bạn có thể cân nhắc mua phiên bản Office độc lập, chẳng hạn như Office 2021. Nhưng nhìn chung bạn không nên mua các phiên bản Office dùng một lần này vì nhiều lý do.

Trước tiên, Microsoft thường xuyên bổ sung các tính năng mới cho bộ công cụ 365 và cứ sau vài năm lại phát hành một phiên bản Office độc lập mới được tích hợp các tính năng mới nhất trong vài năm qua. Nhưng các phiên bản này chỉ được cập nhật bảo mật mà không nhận được các tính năng mới của Microsoft.

Mặc dù Office Online không nhận được tất cả những tính năng mới giống như Microsoft 365 nhưng được cập nhật tính năng mới thường xuyên hơn so với các bản Office độc lập. Như vậy các phiên bản web được bổ sung các tính năng mới tốt hơn nhiều so với phiên bản dành cho máy tính để bàn không có thêm bất kỳ chức năng mới nào.

Bạn có thể truy cập trang web của Microsoft để xem các bản cập nhật dành cho Office phiên bản web gần đây.

Office Online có nhược điểm gì?

Chúng ta đã thấy một số lý do khiến Office Online được coi là bộ công cụ lý tưởng cho công việc văn phòng so với Office trên máy tính. Nhưng Office Online cũng không hoàn hảo, có một số trường hợp bạn nên chọn giải pháp khác.

Một trong những nhược điểm lớn nhất của Office Online là lựa chọn ứng dụng hạn chế. Nếu nhu cầu làm việc của bạn nhiều hơn mức cơ bản thì nên dùng phiên bản đầy đủ của Office hoặc Microsoft 365. Các ứng dụng như Access, Visio và Project cũng không có phiên bản web miễn phí.

Khi dùng thử các ứng dụng Office Online, bạn sẽ thấy thiếu một số tính năng cần thiết như trộn thư và chạy macro. Những tính năng này chỉ có ở Microsoft Office truyền thống. Một vấn đề quan trọng khác của Office Online nằm ngay trong cái tên – phải có kết nối Internet mới sử dụng được. Đối với những người thường xuyên di chuyển mà không có mạng thì Office Online không phải lựa chọn tốt nhất.

Mời bạn xem thêm các bài viết liên quan:

• 10 phần mềm soạn văn bản miễn phí thay thế Microsoft Word dành cho bạn
• Đi tìm lý do khiến Microsoft bỏ ra số tiền khổng lồ để mua GitHub

Hãy theo dõi BlogAnChoi để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!