1. Thành công cần có sự chuẩn bị

Nếu bạn là người thích mày mò và tự làm mọi thứ, sẽ chẳng hề có chút khó khăn nào nếu bạn mua về một cái giá sách và tự lắp nó dễ dàng. Nhưng nếu bạn không phải là người như thế và cũng không có ai để nhờ giúp đỡ, bạn sẽ làm gì?

IKEA luôn có hướng dẫn chi tiết cho mọi sản phẩm của mình. Tất cả mọi khách hàng, dù là ai, đều có thể dễ dàng tự lắp ráp các sản phẩm của công ty. IKEA sẽ chỉ cho bạn biết bạn cần một cái búa hay một cái tua vít, vít cần được lắp ở đâu và lắp như thế nào… Và đặc biệt hơn, họ sử dụng hướng dẫn bằng hình ảnh để khách hàng thậm chí không cần phải loay hoay đi tìm dụng cụ. Mọi thứ đều có sẵn.

Tương tự như vậy, khi yêu cầu nhân viên làm việc trong một dự án, người quản lý cần cung cấp cho họ những thứ họ cần. Nếu họ cần tài liệu tham khảo, hãy chia sẻ chúng khi bắt đầu công việc của họ. Nếu có các công cụ phần mềm, ứng dụng hoặc tài nguyên khác sẽ giúp họ hoàn thành nhiệm vụ của mình, hãy tạo một danh sách dễ truy cập để họ có thể dễ dàng tiếp cận.

2. Làm từng bước một

Mỗi hình minh họa trên hướng dẫn của IKEA chỉ chứa một hình ảnh. Có thể nó có các dấu chấm chỉ cho bạn thấy rằng vâng, thưa các bạn, con vít đó đi thẳng vào lỗ đó, nhưng nó vẫn chỉ đưa bạn qua một bước. Nói một cách đơn giản, IKEA đang cầm tay và hướng dẫn khách hàng của mình từng bước một trong quy trình.

Theo cách tương tự, khi làm việc trong một dự án, bạn chỉ nên giao phần việc tiếp theo trong dự án – thay vì đưa ra danh sách dài các đầu mục công việc rồi bỏ mặc nhân viên chạy deadline trong hoảng loạn.

Tôi đã từng rơi vào hoàn cảnh tương tự, khi tham gia vào một kế hoạch ra mắt sản phẩm mới. Và trong một list dài gồm hơn 20 việc cần làm thì tôi không biết mình nên làm cái gì trước, cái gì sau, vì dường như “cái nào cũng cần gấp” cả.

3. Đưa ra cảnh báo

Trong hướng dẫn lắp giá sách của IKEA, có một số chỗ hành động không chính xác đã được đánh dấu X lớn. Đặt vít lệch một bên? X. Thay vào đó, hãy làm cho nó thẳng đứng. IKEA không la hét, họ chỉ đơn giản nói: Đừng, đừng làm điều đó.

Họ thậm chí còn cẩn thận hơn khi chỉ ra cách dựng giá sách, nó cho thấy một người không may đang cố gắng trèo lên phía trước tủ sách và ngã ngửa ra sau. Kế đó, những bức ảnh cho chúng ta thấy hai người Thụy Điển tốt bụng đang cùng nhau gắn tủ sách lên tường. Nhiệm vụ hoàn thành. Lưu ý rằng các hướng dẫn của IKEA không gắn nhãn cho người leo lên tủ sách là “sai”. Họ chỉ đơn giản chỉ ra rằng nếu anh ta trèo lên phía trước tủ sách, anh ta sẽ dễ té ngã.

Trong công việc, nhân viên của bạn cần biết họ có thể sai ở đâu. Ví dụ: bạn nên cảnh báo nhân viên sao lưu dữ liệu của họ trước khi cài đặt bản cập nhật phần mềm. Điều này chắc chắn sẽ tiết kiệm cho đôi bên rất nhiều thời gian và công sức.

Một điều nữa là các hướng dẫn của IKEA không sử dụng từ ngữ nào, vì vậy chúng dễ dàng được hiểu bởi tất cả mọi người trên toàn thế giới.

Khi vai trò và tầm ảnh hưởng tăng lên, bạn cũng cần lưu ý sử dụng ngôn từ đơn giản và dễ hiểu. Bởi chỉ khi nhân viên hiểu được mong muốn của cấp trên là gì thì họ mới có thể đảm bảo hoàn thành tốt công việc được giao.

Có thể bạn quan tâm:

• 7 gợi ý giúp doanh nghiệp triển khai chiến dịch influencer marketing hiệu quả năm 2023
• 5 điều cần nhớ để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp khởi nghiệp của bạn

Đừng quên theo dõi Blog Ăn Chơi để cập nhật những tin tức thú vị và mới nhất nhé!