Các ứng dụng ghi chú nâng cao

Notability

Nếu bạn là một học sinh, sinh viên và thường xuyên ghi chép bằng bút cảm ứng, Notability là một ứng dụng mà bạn có thể cân nhắc sử dụng. Nó cho phép bạn viết tay, vẽ, ghi âm bài giảng và đồng bộ tất cả lại với nhau. Khi nghe lại đoạn ghi âm, bạn có thể thấy nội dung chữ viết tương ứng được highlight, giúp việc ôn tập trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Zotero

Đối với những ai thường xuyên làm nghiên cứu hoặc viết luận văn, Zotero là công cụ quản lý tài liệu tham khảo gần như không thể thiếu. Ứng dụng này giúp bạn thu thập, sắp xếp và trích dẫn nguồn tài liệu một cách tự động, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức để tập trung cho những công việc quan trọng hơn.

Scrivener

Đây là một ứng dụng được thiết kế riêng cho các nhà văn và nhà biên kịch. Scrivener hỗ trợ bạn sắp xếp ý tưởng, các chương hay từng cảnh một cách trực quan và logic, giúp quá trình viết lách trở nên mạch lạc, rõ ràng và có tổ chức hơn.

Các ứng dụng tự động hóa

Hazel

Hazel là một “trợ lý” tự động hóa các tác vụ file trên máy tính của bạn. Bạn có thể thiết lập các quy tắc để Hazel tự động di chuyển, đổi tên hoặc phân loại các file dựa trên tên, ngày tháng hay loại file. Ví dụ, bạn có thể thiết lập để tất cả các file PDF tải về từ trình duyệt sẽ tự động được di chuyển vào một thư mục có tên “Tài liệu học tập”.

Keyboard Maestro

Nếu Hazel (ứng dụng mình vừa nhắc ở trên) chuyên tự động hóa việc quản lý file, thì Keyboard Maestro lại đóng vai trò như một “bộ não” giúp bạn điều khiển và tự động hóa gần như mọi thao tác trên máy tính. Bạn có thể tạo các macro (tổ hợp phím) để thực hiện cả một chuỗi tác vụ phức tạp chỉ bằng một phím tắt. Chẳng hạn, chỉ với một cú nhấn, macro có thể mở trình duyệt, đăng nhập vào một trang web rồi bật ngay tài liệu mà bạn cần.

Các ứng dụng AI

ChatGPT

Dù đã có cho mình phiên bản web, nhưng việc cài đặt ứng dụng ChatGPT độc lập trên máy tính sẽ giúp bạn truy cập một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn. Đây là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ bạn tìm kiếm thông tin, soạn email, tóm tắt văn bản, hay thậm chí nó còn đáp ứng ti tỉ nhu cầu khác mỗi khi bạn cần đến.

NotebookLM

NotebookLM là một trợ lý nghiên cứu và viết lách AI khá nổi tiếng và phổ biến của Google trong khoảng thời gian gần đây. Bạn chỉ cần tải lên các tài liệu như ghi chú, bản nháp hay bài nghiên cứu, và NotebookLM sẽ hỗ trợ bạn tóm tắt, tìm kiếm thông tin, lập dàn ý hoặc thậm chí gợi ý thêm các câu hỏi để làm rõ hơn về vấn đề được đặt ra. Công cụ này vô cùng phù hợp với những ai thường xuyên làm việc với khối lượng thông tin lớn như sinh viên, nhà nghiên cứu, nhà báo hay với những người chuyên sáng tạo nội dung. Nhờ đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian, hệ thống hóa kiến thức và tập trung nhiều hơn vào tư duy, sáng tạo thay vì phải loay hoay sắp xếp tài liệu như trước.

Các ứng dụng làm văn phòng

Microsoft Office

Bộ ứng dụng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) vẫn luôn là chuẩn mực của dân văn phòng. Mặc dù macOS có bộ ứng dụng văn phòng riêng (Pages, Numbers, Keynote) nhưng việc sử dụng Microsoft Office sẽ giúp bạn đảm bảo tính tương thích cao nhất khi làm việc với đồng nghiệp hoặc với các đối tác.

WPS Office

Nếu bạn không muốn chi trả thêm tiền cho phiên bản Microsoft Office chính thức, WPS Office là một giải pháp thay thế vô cùng miễn phí và mạnh mẽ. Nó sẽ cung cấp cho bạn các công cụ tương tự như Word, Excel, PowerPoint với giao diện thân thiện và khả năng tương thích cao với các định dạng file của Microsoft.

Tạm kết

Những ứng dụng trên chính là “chìa khóa” để bạn khai thác hết tiềm năng của iPad và MacBook trong học tập cũng như công việc. Thay vì chỉ dùng các thiết bị cho mục đích giải trí, bạn hoàn toàn có thể biến chúng thành những “trợ thủ” đắc lực nếu biết lựa chọn đúng ứng dụng phù hợp với nhu cầu của mình. Bởi lẽ, công nghệ chỉ thực sự có giá trị khi nó phục vụ đúng mục đích và góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của chúng ta.

• Tháng cô hồn 2025 là ngày nào: Cách cúng cô hồn tháng 7 âm lịch chính xác
• iPadOS 26 có khiến iPad trở thành đối thủ của chính MacBook Air?

Một số lợi ích khi dùng tablet thay laptop

Tính di động cao

Do một số dòng tablet nhỏ gọn và nhẹ hơn đáng kể so với laptop, từ đó giúp bạn dễ dàng mang theo và sử dụng ở bất kỳ đâu. Kích thước màn hình trung bình trên tablet là từ 10 đến 13 inch cùng thiết kế mỏng nhẹ giúp người dùng di chuyển linh hoạt hơn mà không cần phải mang vác cồng kềnh. Các dòng tablet cao cấp hiện nay trên thị trường như Samsung Galaxy Tab S10 Ultra hay iPad Pro đều được trang bị màn hình lớn cùng có độ phân giải cao, rất phù hợp cho các nhu cầu công việc đa dạng từ ghi chú, đọc tài liệu cho đến làm việc với một số ứng dụng đồ họa chuyên dụng.

Tối ưu hóa trải nghiệm cảm ứng

Đối với những ai đã quá quen với thao tác vuốt chạm, khả năng cảm ứng của tablet sẽ mang lại trải nghiệm trực quan và dễ dàng hơn so với laptop. Màn hình cảm ứng cũng rất hữu ích trong các lĩnh vực đòi hỏi sự sáng tạo, chẳng hạn như thiết kế đồ họa hoặc chỉnh sửa hình ảnh. Việc sử dụng bút cảm ứng như Apple Pencil hay S Pen cũng giúp tối ưu hóa thao tác viết và vẽ, giúp cho tablet trở thành một công cụ hữu ích cho các nhà thiết kế, nghệ sĩ và cả với sinh viên.

Khả năng đa nhiệm và sự đa dạng của hệ điều hành

Hệ điều hành của các thiết bị tablet hiện đại đã cải thiện đáng kể khả năng đa nhiệm, điển hình chính là Samsung Dex trên những chiếc Samsung Galaxy Tab. Ngoài ra, iPadOS và Android hiện tại đã cho phép người dùng chia màn hình hay sử dụng nhiều cửa sổ từ rất lâu, cũng như đã tương thích tốt với các ứng dụng làm việc phổ biến như Microsoft Office, Google Workspace và Adobe Creative Cloud. Đây là những tính năng có thể đáp ứng phần lớn các công việc từ cơ bản đến phức tạp một cách hiệu quả giành cho một số tệp người dùng nhất định.

Khả năng tiết kiệm pin cùng hiệu năng mạnh mẽ

Những chiếc tablet cao cấp ngày nay đều được tích hợp những con chip với hiệu năng vô cùng mạnh mẽ như Apple M-series hay Qualcomm Snapdragon đầu bảng. Những bộ vi xử lý này không chỉ mang lại sức mạnh xử lý vượt trội mà còn tối ưu hiệu quả về mặt năng lượng. Nhờ đó, nhiều mẫu tablet có thể hoạt động liên tục từ 10 đến 12 giờ, cho phép người dùng thoải mái làm việc cả ngày dài mà không cần lo về vấn đề sạc pin thường xuyên.

Những hạn chế khi dùng tablet để thay thế laptop

Giới hạn trong hiệu suất khi phải xử lý những công việc phức tạp

Mặc dù đã có nhiều tiến bộ vượt bậc về công nghệ, tablet vẫn chưa thể thay thế hoàn toàn vai trò của laptop trong việc xử lý các tác vụ nặng. Đặc biệt với những công việc đòi hỏi hiệu năng cao như lập trình, thiết kế 3D hay dựng video chuyên nghiệp, tablet vẫn còn những hạn chế nhất định. Các phần mềm chuyên dụng như AutoCAD, SolidWorks hay các ứng dụng phân tích dữ liệu lớn cần nguồn tài nguyên dồi dào – một yêu cầu mà hiện tại chưa có tablet nào có thể đáp ứng được một cách trọn vẹn.

Giới hạn về giao diện và phần mềm chuyên dụng

Tablet thường được tối ưu cho các ứng dụng di động với giao diện và tính năng có phần đơn giản hơn so với các phần mềm trên máy tính để bàn. Dù đã có các phiên bản tương thích cho ứng dụng văn phòng và sáng tạo nhưng chúng vẫn bị giới hạn so với các phiên bản đầy đủ hơn dành cho desktop. Những hạn chế này tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc trong các ngành nghề đòi hỏi phần mềm chuyên sâu và các tính năng phức tạp như kế toán, lập trình hay quản lý dự án,…

Bàn phím và trải nghiệm soạn thảo văn bản

Mặc dù một số loại bàn phím rời được thiết kế đặc biệt cho tablet đã được hãng tung ra thị trường nhưng trải nghiệm gõ phím của chúng thực sự không thể so sánh được với bàn phím laptop truyền thống. Điều này ảnh hưởng lớn đến những người cần soạn thảo văn bản nhiều hay phải thường xuyên làm việc với bảng tính. Thêm vào đó, các phím tắt và cử chỉ có thể không hoạt động hiệu quả hoặc dễ dàng như trên laptop, từ đó gây khó khăn cho những ai đã quen với việc thao tác nhanh trên máy tính.

Vậy trong năm 2024 tablet có thay thế được laptop hay chưa?

Việc lựa chọn giữa tablet và laptop vẫn phụ thuộc chủ yếu vào đặc thù công việc và nhu cầu riêng của từng người dùng. Các tablet thế hệ mới hoàn toàn đáp ứng tốt những tác vụ cơ bản, đặc biệt phù hợp với các công việc sáng tạo cũng như với những người dùng thường xuyên phải di chuyển. Tuy nhiên, đối với những công việc đòi hỏi hiệu năng cao và cần nhiều phần mềm chuyên dụng, laptop vẫn là lựa chọn ưu tiên hàng đầu.

• MediaTek Dimensity 9400: Đối trọng đáng gờm của Snapdragon 8 Elite vào năm sau
• Có nên mua Macbook Intel trong năm 2024 hay không?

OpenKey – Bộ gõ tiếng Việt đỉnh cao

Đầu tiên, không thể không nhắc đến OpenKey – một bộ gõ tiếng Việt cực kỳ phổ biến trong cộng đồng người dùng Mac. OpenKey không chỉ miễn phí mà còn rất nhẹ, ổn định và có nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các kiểu gõ như Telex, VNI hay chế độ Unicode, VNI. Đặc biệt, OpenKey còn hỗ trợ tính năng gõ tắt rất tiện lợi.

Microsoft Office 2024 – Bộ công cụ văn phòng không thể thiếu

Dù bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng hay doanh nhân, bộ Microsoft Office 2024 luôn là một lựa chọn hàng đầu. Word để soạn thảo văn bản, Excel để xử lý bảng tính, PowerPoint để tạo bài thuyết trình và Outlook để quản lý các tài khoảng email mà bạn có – tất cả đều được Microsoft tối ưu hóa dành riêng cho MacBook, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.

Foxit Editor hoặc Adobe Acrobat Pro – Xem và chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp

PDF là một loại định dạng vô cùng phổ biến trong công việc cũng như học tập. Foxit Editor và Adobe Acrobat Pro đều là những lựa chọn tuyệt vời để xem và chỉnh sửa file PDF. Cá nhân mình thích Foxit Editor vì giao diện đơn giản, dễ sử dụng và giá cả phải chăng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn cần những tính năng nâng cao, Adobe Acrobat Pro vẫn là ông vua trong lĩnh vực này.

The Unarchiver – Giải nén mọi loại file

Khi cần phải tải những file nén về máyđể sử dụng, The Unarchiver sẽ là trợ thủ đắc lực của bạn. Ứng dụng này có thể xử lý hầu hết các định dạng file nén phổ biến như ZIP, RAR, 7z và nhiều hơn thế nữa. Với giao diện đơn giản cũng như được tích hợp tốt với Finder, The Unarchiver là ứng dụng giải nén file mà bạn cần có trên MacBook.

Google Chrome + uBlock Origin Lite – Lướt web nhanh và an toàn

Nói gì thì nói thì Google Chrome vẫn là trình duyệt web được yêu thích nhất và được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Kết hợp với tiện ích mở rộng uBlock Origin Lite, bạn sẽ có trải nghiệm duyệt web nhanh, mượt mà và an toàn hơn. uBlock Origin Lite giúp chặn quảng cáo và các script độc hại, đồng thời giúp tiết kiệm tài nguyên hệ thống.

Photoscape X – Chỉnh sửa ảnh đơn giản mà hiệu quả

Không phải ai cũng cần đến Photoshop chẳng hạn như mình đây. Trong trường hợp đó, với những nhu cầu chỉnh sửa ảnh cơ bản thì Photoscape X là một lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Ứng dụng này cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết như cắt, xoay, điều chỉnh màu sắc, thêm bộ lọc cùng với một số khả năng khác. Giao diện thân thiện cũng giúp bạn có thể dễ dàng tạo ra những bức ảnh đẹp mắt.

GoldenDict – Từ điển đa năng cho mọi nhu cầu

Dù bạn đang học ngoại ngữ hay cần tra cứu từ vựng chuyên ngành, GoldenDict đều có thể đáp ứng được. Ứng dụng này hỗ trợ nhiều loại định dạng từ điển khác nhau và cho phép bạn có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng. Bạn còn có thể tích hợp GoldenDict với các từ điển online để mở rộng nguồn dữ liệu.

BuhoNTFS- Làm việc với ổ cứng NTFS dễ dàng hơn

Nếu bạn thường xuyên làm việc với các ổ cứng định dạng NTFS (phổ biến trên Windows), BuhoNTFS sẽ là một ứng dụng không thể thiếu. Nó cho phép bạn đọc và ghi dữ liệu trên các ổ đĩa NTFS một cách dễ dàng, giúp trao đổi dữ liệu giữa Mac và Windows trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

MacDroid – Kết nối điện thoại Android với Macbook

Với những ai sử dụng điện thoại Android, MacDroid là một công cụ tuyệt vời để kết nối và quản lý dữ liệu giữa điện thoại và MacBook. Bạn có thể dễ dàng truyền file, sao lưu dữ liệu và thậm chí là sử dụng MacBook như một ổ cứng ngoài cho điện thoại Android của mình.

Double Commander – Quản lý file/folder chuyên nghiệp

Nếu bạn cảm thấy Finder chưa đủ mạnh mẽ, Double Commander là một ứng dụng mình nghĩ bạn nên thử dùng. Đây là một trình quản lý file hai cửa sổ, giúp bạn dễ dàng di chuyển, sao chép và tổ chức các file và thư mục. Với nhiều tính năng nâng cao, Double Commander là công cụ lý tưởng cho những người thường xuyên làm việc với nhiều file và thư mục.

AnyDesk hoặc TeamViewer – Truy cập từ xa dễ dàng

Trong thời đại làm việc từ xa như hiện nay, AnyDesk và TeamViewer là những công cụ vô cùng cần thiết. Cả hai đều cho phép bạn kết nối và điều khiển máy tính từ xa một cách an toàn và nhanh chóng. AnyDesk có ưu điểm là nhẹ và nhanh, trong khi TeamViewer lại có nhiều tính năng hơn giành cho người dùng doanh nghiệp.

Parallels hoặc VMware – Chạy Windows trên Mac

Nếu bạn có nhu cầu cần phải sử dụng một số ứng dụng chỉ chạy trên nền tảng Windows, với Parallels hoặc VMware, bạn có thể tạo máy ảo Windows ngay trên MacBook của mình. Parallels có ưu điểm là tích hợp tốt hơn với macOS, trong khi VMware lại mạnh mẽ hơn về mặt tính năng – ứng dụng này có lẽ sẽ phù hợp hơn với người dùng chuyên nghiệp.

qBittorrent – Tải torrent an toàn và hiệu quả

Nếu bạn cần tải các file torrent để sử dụng cho công việc thì qBittorrent là một lựa chọn tuyệt vời. Ứng dụng hay ở chỗ nó nhẹ, nhanh và quan trọng nhất là mã nguồn mở nên sẽ không chứa quảng cáo hay phần mềm độc hại. qBittorrent cung cấp đầy đủ tính năng như tìm kiếm tích hợp, lên lịch tải và giới hạn băng thông.

LinearMouse – Tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng chuột

LinearMouse là một ứng dụng nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích để tùy chỉnh cách hoạt động của chuột trên MacBook. Bạn có thể điều chỉnh tốc độ con trỏ, đảo ngược hướng cuộn và thậm chí tạo các thao tác chuột tùy chỉnh. Đây là công cụ tuyệt vời để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng chuột trên Mac.

SpotX – Trải nghiệm Spotify không giới hạn

Nếu bạn là fan của Spotify, SpotX sẽ giúp bạn nâng cao trải nghiệm nghe nhạc. Đây là một phiên bản chỉnh sửa của ứng dụng Spotify chính thức, loại bỏ quảng cáo và mở khóa một số tính năng premium. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc sử dụng SpotX có thể vi phạm điều khoản sử dụng của Spotify.

Kodi – Trung tâm giải trí đa phương tiện

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Kodi là một trung tâm giải trí đa phương tiện tuyệt vời giành cho MacBook của bạn. Với Kodi, bạn có thể tổ chức và phát lại các file phương tiện của mình, stream nội dung trực tuyến và thậm chí xem TV trực tiếp (với các add-on phù hợp). Giao diện tùy biến cao cùng hệ thống add-on phong phú làm cho Kodi trở thành lựa chọn hàng đầu cho những người yêu thích giải trí đa phương tiện.

Và đó là 16 ứng dụng mà mình nghĩ bạn nên cài đặt khi sử dụng MacBook. Tất nhiên, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của mình, bạn có thể thêm hoặc bớt một số ứng dụng trong danh sách này. Quan trọng nhất là hãy chọn những ứng dụng phù hợp với công việc và lối sống của bạn cũng như tận dụng tối đa những gì mà chiếc MacBook có thể mang lại.

Bạn có ứng dụng yêu thích nào khác không? Hãy chia sẻ trong phần bình luận nhé! Chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời với MacBook của mình!

• Tại sao mọi người phần lớn đều không thích chip Exynos của Samsung?
• Toner pad có gì mà khiến giới làm đẹp yêu thích đến vậy?

LibreOffice hoàn toàn miễn phí

Lý do chính khiến nhiều người lựa chọn LibreOffice là vì nó hoàn toàn miễn phí. Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng bộ phần mềm này một cách dễ dàng mà không phải trả phí theo tháng hay theo năm, rất phù hợp với những người không thường xuyên làm việc văn phòng chuyên nghiệp. Chỉ riêng điều này đã là ưu điểm đáng kể so với Office 365 của Microsoft, đặc biệt là đối với người dùng thông thường.

LibreOffice có thể xử lý các file của Microsoft Office

Một lý do khiến nhiều người buộc phải đăng ký sử dụng Microsoft 365 là để nhận và xử lý các file từ người khác cũng sử dụng phần mềm Office của Microsoft, ví dụ như Word và Excel. Trong khi đó LibreOffice có lưu và ghi file với định dạng tài liệu mở (ODF) của riêng mình, nhưng đồng thời cũng có thể đọc và ghi nhiều loại file khác bao gồm cả văn bản Word và bảng tính Excel của Microsoft Office.

Mặc dù có một số điểm không tương thích giữa LibreOffice và các file của Microsoft nhưng hiện tại đã được khắc phục so với trước đây và không ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm sử dụng. Nếu người khác chỉ chấp nhận tài liệu Word, bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm LibreOffice Writer để lưu văn bản ở dạng file Word và gửi đi, họ sẽ không nhận ra rằng bạn thực sự không sử dụng Microsoft Word. Cách này cũng có ưu điểm là không cần chỉnh sửa định dạng của file quá nhiều.

LibreOffice Writer có thể là phần mềm lý tưởng để xử lý văn bản thường ngày, đặc biệt là nhiều phím tắt trong Microsoft Word cũng hoạt động tương tự trong LibreOffice.

LibreOffice có nhiều công cụ tiện ích cho làm việc

Một trong những lý do tốt nhất để sử dụng LibreOffice là bộ phần mềm miễn phí này cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho làm việc văn phòng. Ngoài các phần mềm phổ biến như Writer để xử lý văn bản giống như Microsoft Word và Calc để làm việc với bảng tính giống như Excel, bạn có thể sử dụng nhiều chức năng thú vị khác, ví dụ như Base là hệ thống cơ sở dữ liệu của LibreOffice có thể được dùng cho các dự án cơ sở dữ liệu đơn giản, và Draw là công cụ vẽ biểu đồ tương tự như Microsoft Visio.

Mặc dù giao diện của LibreOffice có vẻ hơi cũ giống như đồ họa của những năm 1990, nhưng nó lại chứa đầy đủ các tính năng cần thiết cho nhu cầu làm việc của người dùng, đó là lý do vẫn có nhiều người tiếp tục sử dụng nó.

LibreOffice có thể hoạt động trên nhiều nền tảng

Một ưu điểm của LibreOffice được người dùng đánh giá cao là hoạt động được trên nhiều nền tảng khác nhau. Bộ phần mềm này là một phần quan trọng được cài sẵn cho máy tính Linux, nhưng nó cũng tương thích với hệ điều hành Windows.

Ban đầu LibreOffice hoạt động trên web với địa chỉ là OpenOffice.org. Nhiều người trước đây sử dụng máy Mac của Apple đã làm việc bằng NeoOffice – nền tảng được thiết kế dành riêng cho macOS, nhưng sau đó NeoOffice không còn hoạt động nữa và các nhà phát triển phần mềm đã khuyên dùng LibreOffice để thay thế.

Nếu bạn muốn làm việc trên nền tảng đám mây giống như Google Docs và Microsoft 365 thì có thể chọn phiên bản thương mại Collabora Online hoạt động tương tự LibreOffice và có cung cấp hỗ trợ thương mại cho phần mềm nguồn mở. Nền tảng này cũng có các phiên bản dành cho thiết bị di động, thậm chí còn có một phiên bản thử nghiệm hoạt động trên web.

LibreOffice bảo đảm quyền riêng tư cho người dùng

Một lý do quan trọng khác khiến nhiều người ưa thích LibreOffice hơn Microsoft 365 hay Google Docs là bộ phần mềm này không kết nối với bất kỳ dịch vụ đám mây nào. Nếu mạng Internet bị ngắt, bạn có thể tiếp tục làm việc với LibreOffice cho đến khi kết nối mạng được khôi phục lại. Tất nhiên điều này cũng có thể thực hiện được với 2 nền tảng nêu trên, nhưng sử dụng LibreOffice sẽ đơn giản hơn. Theo mặc định, dữ liệu của người dùng sẽ được lưu trữ ngay trong máy để đảm bảo không bị lọt ra ngoài thông qua kết nối mạng.

Có thể đồng bộ hóa các file với LibreOffice khi cần thiết

Người dùng có thể thiết lập đồng bộ hóa các file với LibreOffice một cách dễ dàng. Hiện tại có nhiều dịch vụ để thực hiện điều này như Dropbox và Google Drive. Sao lưu file trên đám mây có nhiều ưu điểm hơn vì bạn có thể xử lý file trên nhiều thiết bị khác nhau mọi lúc mọi nơi, thay vì cách sao lưu toàn bộ như Office 365 và Google Docs.

Nếu bạn chỉ muốn đồng bộ hóa một file hoặc thư mục cụ thể thì cũng có thể làm điều đó với LibreOffice, đặc biệt nếu bạn cần bảo mật an toàn cho dữ liệu thì tốt nhất là không nên đưa nó lên mạng.

Mời bạn xem thêm các bài liên quan:

• 5 ứng dụng học ngoại ngữ trên điện thoại có nhiều tính năng AI giúp bạn học dễ dàng và hiệu quả hơn
• 5 công cụ AI hữu ích của Canva giúp bạn thiết kế hình ảnh đẹp hơn và tiết kiệm công sức

Hãy theo dõi BlogAnChoi để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!

Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) được coi là tiêu chuẩn của các công cụ phần mềm làm việc trên khắp thế giới. Nhưng trên thực tế hầu hết mọi người không cần phải trả tiền cho Microsoft Word và các ứng dụng khác trong bộ Office, vì đã có gói miễn phí của Microsoft 365 – trước đây được gọi là Office Online – cho phép truy cập miễn phí các phiên bản web của các ứng dụng Office phổ biến được đơn giản hóa.

Bắt đầu từ năm 2023, Microsoft Office được gọi là Microsoft 365 ngoại trừ các phiên bản cũ và tên Office Online cũng không còn được dùng mà thay bằng “Microsoft 365 dành cho web”. Trong bài này vẫn dùng tên Office Online để quen thuộc với mọi người.

Đối với phần lớn người dùng bình thường, các phiên bản đơn giản này đã có đủ chức năng đáp ứng nhu cầu sử dụng. Hãy xem một số lý do bạn nên sử dụng Office Online thay cho Microsoft Office nhé.

1. Office Online miễn phí

Lợi ích lớn nhất của Office Online là bạn có thể sử dụng ngay mà không phải trả tiền. Đây được coi là cách dễ nhất để có được các chức năng của Microsoft Word một cách miễn phí và hợp lệ.

Theo truyền thống, bạn phải thanh toán trả trước cho một bản sao độc lập của phiên bản Office mới nhất (như Office 2021 hoặc Office 2019), mức giá có thể từ 100 USD trở lên. Hiện nay Microsoft quy định người dùng đăng ký Microsoft 365 trả phí với mức giá phải chăng hơn, bắt đầu khoảng 7 USD /tháng nhưng sẽ tăng lên theo thời gian.

Với Office Online, bạn có quyền truy cập miễn phí vào các phiên bản web của Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook. Các ứng dụng làm việc khác như Microsoft Teams, Forms và Sway cũng được đưa vào Office Online, nhưng lưu ý rằng hiện tại không có phiên bản web cho Access và Publisher.

Để dùng thử Office Online, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn trên trang Office.com, sau đó vào trang ứng dụng Office, bạn sẽ thấy các ứng dụng được cung cấp.

2. Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi nhờ lưu trữ đám mây

Nếu các file của bạn chỉ được lưu vào một máy tính thì có thể gặp rắc rối khi bạn cần mở chúng để làm việc trên thiết bị khác. Các phiên bản Microsoft Office hiện đại dành cho máy tính để bàn có tùy chọn lưu file vào đám mây, nhưng đối với Office Online thì đây là thao tác mặc định và thậm chí còn dễ sử dụng hơn.

Mỗi người dùng sẽ nhận được 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí trong OneDrive khi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình, có thể lưu trữ rất nhiều tài liệu văn bản, bảng tính và slide. Khi bạn làm việc trong Office Online, tất cả mọi thay đổi sẽ lưu vào tài khoản OneDrive của bạn ngay lập tức, điều này giúp tránh mất dữ liệu nếu xảy ra sự cố mà bạn không cần lưu thủ công.

Với ứng dụng OneDrive trên điện thoại, bạn có thể dễ dàng mở tài liệu của mình ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị. Và nếu cần chỉnh sửa, bạn chỉ cần đăng nhập vào Office Online trên bất kỳ máy tính nào. Đặc biệt hơn nữa là Office Online không phụ thuộc vào thiết bị, bạn có thể truy cập nó trên bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web, kể cả máy tính Linux và MacBook.

3. Chia sẻ và cộng tác dễ dàng

Rất nhiều người chia sẻ tài liệu Office trên máy tính với người khác qua email. Cách này là tốt trong chừng mực nhất định nhưng sẽ trở nên bất tiện khi liên tục gửi đi gửi lại nhiều tài liệu. Với Office Online, bạn có thể dễ dàng nhấp vào nút Share trên file để gửi đường link cho người khác. Bạn có thể chọn cho phép bất kỳ ai có link OneDrive đều được mở file hay chỉ giới hạn những người được chỉ định, và tùy chọn cho phép những người khác có quyền chỉnh sửa nội dung file hay không.

Office Online cũng giúp cho việc cộng tác trên tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ bạn muốn chỉnh sửa một bài báo lớn với đồng nghiệp hay làm việc trong bảng tính với một vài người khác thì mọi người đều phải có quyền mở file. Mặc dù chức năng tương tự cũng có sẵn trong Office trên máy tính với OneDrive nhưng cách thực hiện phức tạp hơn.

4. Office Online đưa ra quy trình làm việc đơn giản hóa

Các phiên bản web của ứng dụng Office không có đầy đủ tính năng như các phiên bản dành cho máy tính, không có các chức năng mạnh nhất như định dạng nâng cao của Word và macro hay biểu đồ chi tiết của Excel. Điều này có thể khiến Office Online không phù hợp cho môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn có ích cho sử dụng cá nhân.

Trong thực tế, việc thiếu các tính năng cao cấp của Office Online thực ra có thể là ưu điểm đối với một số người dùng. Nếu bạn cảm thấy khó sử dụng vì có quá nhiều công cụ và tùy chọn trong giao diện của Office trên máy tính thì có thể bạn sẽ thích kiểu rút gọn của Office Online hơn. Bên cạnh đó, nếu bạn đang dùng máy tính cũ với ổ cứng HDD chậm và RAM hạn chế thì Office Online cũng phù hợp hơn và có thể hoạt động nhanh hơn với cấu hình máy yếu, trong khi các ứng dụng Office dành cho máy tính có dung lượng lớn và có thể làm chậm máy.

Office Online cũng có ưu điểm phù hợp với các cơ quan tổ chức: vì tất cả các file của bạn được lưu trong OneDrive nên sẽ không chiếm dung lượng lưu trữ trên máy tính. Lưu tất cả file trong OneDrive cũng giúp chúng không bị trộn lẫn với dữ liệu khác trong máy. Mỗi ứng dụng trong Office Online hiển thị các file được chỉnh sửa và ghim gần đây theo phân loại cụ thể như bảng tính hay slide để bạn có thể mở nhanh thay vì tìm kiếm trong các thư mục.

Cuối cùng, sử dụng Office Online cho phép bạn lưu file ở định dạng Office tiêu chuẩn như DOCX và XLSX để tương thích với những người khác cũng sử dụng bộ công cụ Office, trong khi nhiều phần mềm khác thay thế Microsoft Office không hoạt động tốt với các định dạng này.

5. Office Online được cung cấp các bản cập nhật tính năng

Nếu không muốn trả phí mua Microsoft 365 thì bạn có thể cân nhắc mua phiên bản Office độc lập, chẳng hạn như Office 2021. Nhưng nhìn chung bạn không nên mua các phiên bản Office dùng một lần này vì nhiều lý do.

Trước tiên, Microsoft thường xuyên bổ sung các tính năng mới cho bộ công cụ 365 và cứ sau vài năm lại phát hành một phiên bản Office độc lập mới được tích hợp các tính năng mới nhất trong vài năm qua. Nhưng các phiên bản này chỉ được cập nhật bảo mật mà không nhận được các tính năng mới của Microsoft.

Mặc dù Office Online không nhận được tất cả những tính năng mới giống như Microsoft 365 nhưng được cập nhật tính năng mới thường xuyên hơn so với các bản Office độc lập. Như vậy các phiên bản web được bổ sung các tính năng mới tốt hơn nhiều so với phiên bản dành cho máy tính để bàn không có thêm bất kỳ chức năng mới nào.

Bạn có thể truy cập trang web của Microsoft để xem các bản cập nhật dành cho Office phiên bản web gần đây.

Office Online có nhược điểm gì?

Chúng ta đã thấy một số lý do khiến Office Online được coi là bộ công cụ lý tưởng cho công việc văn phòng so với Office trên máy tính. Nhưng Office Online cũng không hoàn hảo, có một số trường hợp bạn nên chọn giải pháp khác.

Một trong những nhược điểm lớn nhất của Office Online là lựa chọn ứng dụng hạn chế. Nếu nhu cầu làm việc của bạn nhiều hơn mức cơ bản thì nên dùng phiên bản đầy đủ của Office hoặc Microsoft 365. Các ứng dụng như Access, Visio và Project cũng không có phiên bản web miễn phí.

Khi dùng thử các ứng dụng Office Online, bạn sẽ thấy thiếu một số tính năng cần thiết như trộn thư và chạy macro. Những tính năng này chỉ có ở Microsoft Office truyền thống. Một vấn đề quan trọng khác của Office Online nằm ngay trong cái tên – phải có kết nối Internet mới sử dụng được. Đối với những người thường xuyên di chuyển mà không có mạng thì Office Online không phải lựa chọn tốt nhất.

Mời bạn xem thêm các bài viết liên quan:

• 10 phần mềm soạn văn bản miễn phí thay thế Microsoft Word dành cho bạn
• Đi tìm lý do khiến Microsoft bỏ ra số tiền khổng lồ để mua GitHub

Hãy theo dõi BlogAnChoi để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!